¿Qué evaluar antes de elegir el mejor software de gestión de personas?

Cada vez más compañías buscan mejorar sus procesos de gestión de personas y fortalecer sus niveles de satisfacción laboral con la ayuda de herramientas tecnológicas. Sin embargo, pocas saben cómo seleccionar la solución que se ajuste a sus necesidades.

Si es el caso de tu empresa, en este blog te explicamos cómo elegir un software de gestión de personas capaz de dar soluciones y agregar valor a tus procesos.

Si bien existen muchos en el mercado, con diferentes funcionalidades y características, lo importante es que instales uno que optimice y centralice la gestión de todos los aspectos relacionados con el personal.

Por ello, ten en cuenta que plataformas innovadoras de este tipo apuntan a evaluar en detalle el rendimiento de tu planilla para detectar factores de riesgo y aquellos que incrementen la productividad y fomenten el desarrollo profesional, para convertir su gestión en una ventaja competitiva para la empresa.

¿Cómo elegir el sistema adecuado?

Lo que todo software para la gestión del personal debe ofrecer principalmente para ser considerado óptimo es, según especialistas de la revista RRHH Digital:

Flexibilidad

Según los aspectos de gestión que la empresa desea mejorar, por ejemplo temas del área de personal como control de ausencias, vacaciones, licencias médicas, o de desarrollo organizacional, como cumplimiento de objetivos, mediciones del clima laboral y evaluaciones de desempeño, el software debe ser flexible para integrar funciones y módulos a la medida capaces de abordarlas.

En tanto, las plataformas fijas usualmente no crecen a la par con las demandas de sus usuarios, entregan soluciones estandarizadas y no responden rápido a necesidades repentinas o urgencias.

Escalabilidad

Es evidente que conforme las empresas crecen, el número de trabajadores también incrementa, por ello es relevante que el sistema permita agregar cuantos usuarios sean necesarios. Hoy en el mercado hay plataformas que funcionan con un número restringido de trabajadores, mientras que otras no ponen límite.

Seguridad y confidencialidad

Para resguardar y mantener protegida la información de colaboradores y de la misma empresa, es recomendable contratar un software que utilice protocolos de seguridad en la nube, ya que instalarlo directo en equipos físicos deja más vulnerables los datos.

De hecho, Microsoft argumenta que la informática en la nube facilita la creación de copias de seguridad de los datos, la recuperación ante desastres y la continuidad empresarial.

Junto con estos aspectos, para seleccionar la mejor herramienta de recursos humanos estos otros factores también deben pesar en la decisión, informa la revista Solutions Review.

Facilidad de uso

Debe contar con una interfaz fácil de usar e intuitiva, es decir, que todos los usuarios finales, sean del área de recursos humanos, así como jefes de área, gerentes y directores no tengan problemas para comenzar a ocuparlo y se sientan cómodos con este.

Incluso, todo desarrollador o proveedor de este tipo de tecnologías debiera capacitar a sus clientes para explicar su funcionamiento, educarlos en las mejores prácticas y brindar soporte técnico cuando se necesite.

Centralización de los datos

En el mundo laboral actual y del futuro, en el que la interdisciplinariedad es cada vez más importante, es necesario que las diferentes áreas de la empresa estén interconectadas y trabajen juntas hacia un mismo objetivo. Para esto es fundamental que toda la información se encuentre en un solo lugar y que también haya un espacio para compartir, como un canal de comunicación por ejemplo.

Una plataforma competente integra toda la información de los colaboradores en un mismo lugar; que todos los datos de encuestas y clima laboral estén al alcance de los usuarios para tener mayor visibilidad y analizarlos de forma general, específica y comparativa.

También, para que la empresa obtenga buenos resultados con un software de gestión de RRHH, este debe monitorear todos los indicadores de forma, según indica el portal Interempresas:

• Clara y precisa.
• En tiempo real.
• Cuantificable.
• Coherente a los ejes estratégicos.
•  

Costo

Conoce cuánto cuesta un software de gestión de personas, preguntando el costo de vida de la solución y no solo las tarifas iniciales también es relevante. Antes de elegir el sistema, es esencial comparar costos de mantenimiento y de desarrollo a lo largo del tiempo (considerando que más adelante se solicite integrar campos personalizados o elevar el número de usuarios) para asegurar el ROI (Retorno de Inversión) y evitar que la inversión sea insostenible.

Rapidez de instalación

Todo tipo de herramienta tecnológica requiere cierto tiempo de instalación. Pero esperar mucho para empezar a funcionar no es la mejor idea. Lo ideal es que el proveedor ofrezca un plazo de entrega realista y considerable acorde a lo solicitado.

Analítica de RRHH

También llamada HR Analytics o People Analytics, es una metodología que entrega mayor información para una mejor toma de decisiones y soluciona de manera eficiente los problemas asociados al recurso humano mediante la aplicación de técnicas matemáticas y minería de datos, explica el Instituto para Profesionales de Recursos Humanos (CIPD).

Previo a la elección del software para tu empresa, valida que integre esta herramienta de análisis de información, pues solo así los gerentes y equipos podrán conocer el impacto que tiene la gestión de personas, procesos y políticas en el desempeño general de toda la organización.

Transforma tu recurso humano con innovación

Un software de gestión de recursos humanos representa un antes y un después en la empresa. Bien instalado, tiene un efecto crucial en sus niveles de productividad, competitividad y ventajas competitivas.

Por ello, asegúrate de que la alternativa que selecciones incluya todos los factores mencionados. Solo así podrás mejorar los procesos, fomentar el buen manejo del ambiente laboral, reducirás los niveles de insatisfacción, y ayudarás al área de gestión de personas a formar parte de la toma de decisiones.