Haz estas 11 preguntas a tu proveedor de software de RRHH

Para que tu equipo de RRHH de verdad aporte valor a tu empresa y se vuelva un área estratégica para el crecimiento de tu negocio, es clave que ocupe una herramienta de gestión de personas adecuada.

Ahora bien, como existen diferentes tipos de soluciones en el mercado, la mejor forma que tienes para elegir una es a través de la información que te proporcione tu potencial proveedor en la primera reunión que tengan. Entérate aquí de qué es lo que sí o sí debes preguntar (y qué debe responder este) en este caso.

Antes de contactar con un proveedor es que sepas cómo elegir un software de gestión de personas.

Determina 4 aspectos importantes que conciernen a tu perfil de empresa:

1. ¿Para qué quieres el software?
2. ¿Qué módulos necesitas que tenga el programa?
3. ¿Cuánta gente va a usar la herramienta?
4. ¿Tu empresa tiene las condiciones técnicas para implementar las soluciones que ofrecen los proveedores de software?

Una vez que respondes estas cuestiones, tienes las bases para contactar con uno o más proveedores.

Estas son las preguntas que cualquier proveedor debe despejar en la primera reunión que tengan:

Qué debes preguntar al elegir un software de gestión de personas

1. Garantías

Cuando evalúas contratar un proveedor de soluciones de gestión de personas, uno de los puntos que deben aclarar desde el principio es si hay o no un Service Level Agreement (SLA) o Acuerdo de Nivel de Servicio.

El SLA es el acuerdo en el que se establecen los servicios que el proveedor debe aportarte sí o sí, y la garantía de los niveles de calidad que esperas obtener, según explica la startup orientada al desarrollo de soluciones para la gestión de talento Acsendo.

Tal y como señala Acsendo, el SLA que te ofrecen debe detallar, por lo menos:

• ¿Cuál es el rendimiento de la plataforma que adquieres?
• ¿En cuánto tiempo deben responderte ante la aparición de un problema?
• ¿Quiénes pueden usar la plataforma y qué es lo que pueden hacer en ella (roles)?
• ¿Cuáles soluciones deben dar en caso de que surjan fallas en los servidores, las bases de datos o en las entregas de reportes?
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2. Necesidad

Cualquier proveedor que consultes tiene que dejarte algo muy claro: la herramienta no trabaja sola, requiere de un cambio organizacional.

La implementación de un software que concentra la información de tus trabajadores, la analiza y te propone acciones para mejorar los niveles de compromiso, alineación, clima laboral y bienestar, entre otros aspectos, solo tiene sentido si tanto el liderazgo como el área de RRHH, y la organización en general, adoptan un enfoque centrado en los colaboradores para aportar valor a la empresa.

De hecho, si tu empresa no se siente lista para hacer este cambio en su cultura organizacional, tu proveedor debe acompañarte paso a paso en este proceso.

3. Adaptabilidad

Esta información es el punto de partida para definir cuáles son las soluciones que requieres por parte del proveedor.

Ya sea que se trate de un traje hecho a la medida o de un sistema modular que te permita realizar integraciones con otras herramientas digitales, este es un aspecto clave que debes conocer desde el principio.

4. Escalabilidad

Este factor está directamente vinculado con la adaptabilidad. Un software escalable es aquel que evoluciona con tu negocio a medida que este crece y sus necesidades cambian.

Por ejemplo, ¿qué sucede si tu plantilla crece y, por lo mismo, el número de usuarios aumenta?

Ahora bien, como aconseja Ascendo, si quieres evitar fallos lo más recomendable es que adoptes los desarrollos que propone el proveedor porque estos han sido probados anteriormente con otros clientes y, por lo tanto, fueron probados con antelación. En cambio, si solicitas desarrollos hechos a la medida, la probabilidad de que surjan errores es mayor, pues siempre serán herramientas en fase experimental.

5. Resultados

• ¿Cuál es la metodología que aplica tu potencial proveedor para medir el desempeño de tus colaboradores?

En este caso, te recomendamos uno que te ofrezca un seguimiento en tiempo real con base en objetivos SMART.

Lo ideal es que la plataforma que implementas genere un análisis automático del cumplimiento de estos objetivos que se caracterizan por ser:

• Específicos
• Medibles
• Alcanzables
• Relevantes
• A Tiempo
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6. Reportabilidad

¿Cuáles son los reportes que obtienes y con qué periodicidad?

Un software de gestión de personas debe ofrecer reportes individuales, por área y generales.

7. Soporte

¿Cuáles son los servicios que acompañan a la adquisición del producto?

Esta pregunta es crucial, pues, como decíamos anteriormente, el software no trabaja completamente solo y requiere de que tu equipo lo aproveche al máximo para sacarle el máximo rendimiento.

Estos son los servicios añadidos que tu potencial proveedor debe proporcionarte:

• Onboarding

La asesoría necesaria para que comiences a implementar la herramienta.

• Implementación

Garantiza que todas las funciones que solicitas operan al 100%.

• Capacitación

Formación continua para que seas un experto en la metodología de gestión que aplicas con la herramienta.

• Integraciones

Reúne la información de otros sistemas en tu software de gestión.

8. Costo

Indaga cuánto cuesta un software de gestión de personas. Usualmente los costos dependen de factores como:

• ¿Se trata de una licencia?
• ¿Un programa confeccionado a la medida?
• ¿Se aloja en la nube?
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Adicionalmente, valora cuál es la capacidad de la herramienta para adaptarse a tu empresa y ser escalable, qué tipo de soportes te ofrece el proveedor y cuál es su experiencia en el ramo.

9. Experiencia

Seguramente antes de contactar a un potencial proveedor ya investigaste cuál es su trayectoria en el sector, pero no está de más que le pidas información de primera mano respecto a su experiencia.

Averigua:

• ¿Qué tipo de profesionales integran su plantilla?
• ¿Qué organismos certifican la calidad de sus servicios?
• ¿Quiénes son sus clientes actuales?
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10. Casos de éxito

No solo te interesa saber quiénes son sus clientes, sino cómo estos, al implementar el software que ofrece el proveedor, obtienen resultados positivos tanto para el rendimiento de la empresa como en los niveles de bienestar de sus trabajadores.

Esto es crucial por 2 razones:

1. Cuando eliges un proveedor que tiene entre sus clientes a empresas líderes de diversas industrias, tu organización aumenta su valor, pues se sitúa en una élite.

2. Al final, los números positivos que el potencial proveedor te puede demostrar son los que más te garantizan que su software y los servicios que brinda son efectivos.

11. Impacto en el bienestar

No solo se trata de lo que las soluciones digitales ofrecen en términos de servicio y facilidad de gestionar los procesos, sino en cómo todo esto se refleja en un incremento del bienestar de los colaboradores, que es uno de los indicadores más claros para saber qué tan efectiva es la herramienta de tu potencial proveedor.

Indaga cuáles son los resultados que tienen con sus clientes en este aspecto. En definitiva, cómo logran una gestión de personas más humana con ayuda de la tecnología.

¡No te quedes con dudas!

Si lo que buscas es que tu proveedor de soluciones para la gestión de personas sea un verdadero aliado estratégico, aprovecha la primera reunión para consultar estos aspectos cruciales.

Ten en cuenta que el punto de partida es el perfil de tu negocio, el uso que le darás a la herramienta y la cantidad de usuarios.