Agrega valor a tu organización y convierte a Recursos Humanos en un área estratégica para la toma de decisiones de tu empresa con ayuda de la automatización de procesos.
Si no sabes por dónde empezar, utiliza esta guía que reúne la información que necesitas saber sobre la tecnología adecuada para que hagas el cambio.
A continuación, listamos los problemas generales y específicos que enfrentan las áreas de Recursos Humanos y cómo los resuelven los softwares de gestión de personas.
Una herramienta tecnológica de gestión centraliza la información que tu área maneja y automatiza procesos relacionados con trámites administrativos como contrataciones, vacaciones, entre otros.
De esta manera, ahorras logras focalizar los esfuerzos de tu área en apoyar el crecimiento y desarrollo profesional de los colaboradores.
Con una herramienta poderosa y flexible haces todo tipo de evaluaciones (desde las más sencillas hasta las más elaboradas); además, desarrollas planes completos de gestión del talento, alineados con la idea que la retroalimentación debe provenir de todas las capas de una organización.
Un buen software centraliza toda la información obtenida de los distintos portales de búsqueda o bolsas de trabajo en una sola plataforma, simple e intuitiva, y que además permite identificar a los candidatos que más se ajustan a los distintos perfiles de cargo requeridos.
La amplia variedad de encuestas de clima alojadas en la nube, además de soportar la aplicación de diversas metodologías, permiten a las personas mantener el anonimato al contestar preguntas relacionadas con un tema que es complejo.
Actualmente, las soluciones tecnológicas para la gestión de personas administran y registran todas las capacitaciones asignadas y realizadas por los colaboradores. De esta manera, evitas derroches innecesarios, pues logras asignar la formación pertinente para cada plan de desarrollo profesional del trabajador.
Considera una opción que integre la firma electrónica en todos los procesos. Así, además de ganar tiempo porque simplificas el trámite, contribuyes a que la oficina genere menos papeleo, ahorrando costos y cuidando el medio ambiente.
En este caso aplica el mismo criterio, es decir, elije una herramienta que integre fácilmente la firma electrónica a la mayor cantidad de procesos y que funcione con múltiples conexiones a la vez.
Los software de gestión en la nube permiten la personalización de sus sistemas. Sin embargo, lo que más aprecian las pequeñas y medianas empresas es su capacidad de adaptarse a su etapa de desarrollo. Por lo mismo, opta por aquellas soluciones que ofrezcan partir con planes básicos para crecer en la medida que así lo necesite tu empresa.
Antes de contactar con un proveedor es crucial que determines 4 aspectos importantes que conciernen a tu perfil de empresa:
Una vez que respondes estas cuestiones, tienes las bases para contactar con uno o más proveedores.
Uno de los puntos que deben aclarar desde el principio es si hay o no un Service Level Agreement (SLA) o Acuerdo de Nivel de Servicio.
El SLA es el acuerdo en el que se establecen los servicios y la garantía de los niveles de calidad que esperas obtener, según explica la startup de gestión de talento Ascendo.
Tal y como señala Ascendo, el SLA que te ofrecen debe detallar, por lo menos:
La implementación de un software que concentra la información de tus trabajadores, la analiza y te propone acciones para mejorar los niveles de compromiso, alineación, clima laboral y bienestar, entre otros aspectos, solo tiene sentido si tanto el liderazgo como el área de RRHH, y la organización en general, adoptan un enfoque centrado en los colaboradores para aportar valor a la empresa.
De hecho, si tu empresa no se siente lista para hacer este cambio en su cultura organizacional, tu proveedor debe acompañarte paso a paso en este proceso, indica la desarrolladora Intuo.
Ya sea que se trate de un traje hecho a la medida o de un sistema modular que te permita realizar integraciones con otras herramientas digitales, este es un aspecto clave que debes conocer desde el principio.
Un software escalable es aquel que evoluciona con tu negocio a medida que este crece y sus necesidades cambian.
Como aconseja Ascendo, si quieres evitar fallos lo más recomendable es que adoptes los desarrollos que propone el proveedor porque estos han sido probados anteriormente con otros clientes y, por lo tanto, fueron probados con antelación. En cambio, si solicitas desarrollos hechos a la medida, la probabilidad de que surjan errores es mayor, pues siempre serán herramientas en fase experimental.
En este caso, te recomendamos uno que te ofrezca un seguimiento en tiempo real con base en objetivos SMART, que se caracterizan por ser:
Un software de gestión de personas debe ofrecer reportes individuales, por área y generales.
Estos son los servicios añadidos que tu potencial proveedor debe proporcionarte:
La asesoría necesaria para que comiences a implementar la herramienta.
Garantiza que todas las funciones que solicitas operan al 100%.
Formación continua para que seas un experto en la metodología de gestión que aplicas con la herramienta.
Reúne la información de otros sistemas en tu software de gestión.
Averigua:
Esto es crucial por 2 razones:
No solo se trata de lo que las soluciones digitales ofrecen en términos de servicio y facilidad de gestionar los procesos, sino en cómo todo esto se refleja en un incremento del bienestar de los colaboradores, que es uno de los indicadores más claros para saber qué tan efectiva es la herramienta de tu potencial proveedor.
Indaga cuáles son los resultados que tienen con sus clientes en este aspecto. En definitiva, cómo, gracias a la tecnología, logran una gestión de personas más humana.
Usualmente los costos dependen de factores como:
El costo es un aspecto decisivo, lo sabemos. Te explicamos en detalle qué aspectos determinan cuánto cuesta un software de gestión de personas.
Hoy existen 3 tipos de instalaciones para ejecutar un software de gestión:
Mientras que el primero trabaja con sistemas situados en las mismas oficinas de la empresa, el de instalación en la nube ocupa servidores remotos alojados en Internet para operar.
De todos modos, si la inversión está pensada en el largo plazo y considerando que también puedes aventurarte con un sistema híbrido o que mezcle lo mejor de ambos mundos (on-premise y en la nube), lo importante es optar por la tecnología que mejor se adapte a tus objetivos de TI.
Este factor está directamente relacionado con el número de colaboradores que trabajan y harán uso del software en las empresas. Es una forma de cobro que se da sobre todo en software de Recursos Humanos vendidos como SaaS (software como servicio) y que facturan por colaborador, ya sea que este use o no el sistema.
Aunque, en la actualidad también hay opciones de cobro por usuario, que normalmente abarata costos, en donde solo se cuentan a los administradores o responsables dentro del departamento de recursos humanos, señala el sitio TIC Portal.
Dejando fuera la opción de pago único y que, normalmente, se da al inicio de contrataciones de licencias con instalación on-premise, el precio de un software varía en caso que se cobre de forma mensual o anual, siendo esta última modalidad más conveniente para una inversión a largo plazo.
A mayor número de herramientas o módulos habilitados, el precio del producto completo aumenta.
En este sentido, el sistema modular resulta súper conveniente para empresas que están en pleno crecimiento y que comienzan implementando unos módulos primero, para posteriormente ir sumando nuevas funcionalidades.
Como ya te darás cuenta, no todas las soluciones tecnológicas ofrecen los mismo, sin embargo hay algunos aspectos indispensables que todo software de gestión de personas debe tener.
Lo que todo software para la gestión del personal debe ofrecer principalmente para ser considerado óptimo es, según especialistas de la revista RRHH Digital:
Según los aspectos de gestión que tu empresa desea mejorar, por ejemplo control de ausencias, vacaciones, licencias médicas,cumplimiento de objetivos, mediciones del clima laboral y evaluaciones de desempeño, el software debe ser flexible para integrar funciones y módulos capaces de abordarlos.
Contrata un software que utilice protocolos de seguridad en la nube, ya que instalarlo directo en equipos físicos deja más vulnerables los datos.
Su interfaz debe ser fácil de usar e intuitiva.
Todo tipo de herramienta tecnológica requiere cierto tiempo de instalación. Pero esperar mucho para empezar a funcionar no es la mejor idea. Lo ideal es que el proveedor ofrezca un plazo de entrega realista y considerable acorde a lo solicitado.
Una plataforma competente integra toda la información de los colaboradores en un mismo lugar; todos los datos están al alcance de los usuarios para tener mayor visibilidad y analizarlos de forma general, específica y comparativa.
También, para que la empresa obtenga buenos resultados con un software de gestión de personas, este debe monitorear todos los indicadores de forma, según el portal Interempresas:
También llamada HR Analytics o People Analytics, es una metodología que entrega mayor información para una mejor toma de decisiones y soluciona de manera eficiente los problemas asociados al recurso humano mediante la aplicación de técnicas matemáticas y minería de datos, explica el Instituto para Profesionales de Recursos Humanos (CIPD).
Previo a la elección del software para tu empresa, valida que integre esta herramienta de análisis de información, pues solo así los gerentes y equipos podrán conocer el impacto que tiene la gestión, procesos y políticas en el desempeño general de toda la organización.
Utiliza esta guía como un manual para elegir la solución tecnológica que tu organización necesita. De esta forma, tu área será verdaderamente generadora de valor y estratégica, los colaboradores reconocerán el impacto en su bienestar y tu empresa será más competitiva.
Y ten presente aspecto que deberás manejar cuando adoptes esta tecnología es la gestión del cambio. Parte de tu equipo sabrá adecuarse a los nuevos desafíos, pero otra parte no. Planifica la implementación del software como parte de una estrategia más amplia de modernización de tu área de Recursos Humanos, y haz partícipes a todos los actores involucrados, para que la transición sea amigable y eficiente.
