Los procesos de onboarding tienen como objetivo acelerar la incorporación del capital humano a la organización, centrado en la orientación de los nuevos colaboradores con el fin de ayudarlos a adaptarse a la cultura empresarial.
En medio de la pandemia, las compañías han continuado sus procesos de reclutamiento y selección, y no solo eso, sino que también han tenido que adaptarse a la nueva normalidad, que tiene como uno de los ejes centrales el trabajo remoto.
En este escenario, la tecnología ha sido un gran aporte, ya que ayuda a las empresas a cuidar a sus trabajadores con tecnologías como People Analytics, que entre sus beneficios, también cuenta con sistemas de geolocalización.
Por esto es fundamental que las organizaciones realicen los procesos de onboarding correctos, considerando los factores que preocupan y angustian a sus colaboradores durante el periodo de adaptación al trabajo remoto, además de entregarles los recursos que necesitan para realizar las tareas propias de su trabajo.
¿Qué es el onboarding y cuál es su impacto?
El onboarding hoy es una práctica vital, ya que permite a los colaboradores tener una idea de cómo será su experiencia al interior de la compañía. Habitualmente este proceso se realiza desde el primer día de trabajo y se extiende entre una semana y un mes.
Durante este proceso, los nuevos colaboradores tienen la oportunidad de conocer la organización, cómo se comunican los trabajadores entre sí, tanto en entornos formales como informales, y definir sus expectativas en cuanto a su rendimiento.
Entre otras cosas, el onboarding ayuda a que las personas se sientan bienvenidas, comprometidas, cuidadas y seguras de que su decisión fue la correcta. Este proceso está considerado como parte de las inversiones que deben realizar las organizaciones, con el fin de obtener un retorno de esta inversión a mediano plazo.
De hecho, según Gallup y Tata Consulting, una experiencia de onboarding exitosa aumenta en un 82% las posibilidades de que un colaborador permanezca en la organización, mientras que una experiencia negativa aumenta al doble las posibilidades de que una persona busque otro trabajo.
En el actual contexto, muchas compañías están realizando estos procesos apoyándose en tecnologías como People Analytics, que a través de un software para la gestión de personas, son capaces de realizar las tareas de forma remota, además de optimizar y mejorar el análisis de los resultados, entre otras ventajas durante el ciclo de vida laboral de cada colaborador.
Las áreas claves del proceso de onboarding
Según el estudio Tendencias Globales de Talento 2020 de Mercer, el 58% de las organizaciones están siendo rediseñadas para enfocarse más en sus colaboradores, con el fin de inspirar y estimular a las personas, rediseñar su experiencia de trabajo y lograr los objetivos estratégicos de la compañía.
Considerando que los procesos de contratación son largos y costosos, es mejor evitar realizarlos más de una vez con un onboarding completo y bien preparado. En este sentido, hay cuatro áreas fundamentales que las compañías deben considerar: personas, estrategia, procesos y tecnología, siendo esta última clave debido al contexto actual de teletrabajo.
Personas
Las compañías deben asegurarse de que sus nuevos colaboradores conozcan a las personas más relevantes de la compañía y aquellas con las que deberán trabajar a diario.
Para esto, se recomienda que un miembro del equipo ejecutivo hable con el nuevo trabajador. Debe ser una conversación distendida, de unos 20 a 30 minutos, en el que no solo se informe al colaborador de sus principales funciones y desafíos, sino en el que también pueda esclarecer sus propias inquietudes. Otra alternativa es hacerlo a través de un video de bienvenida que debería recibir la nueva contratación en su primer día de trabajo.
Otra recomendación para el proceso de onboarding, es realizar conversaciones por áreas. Pueden ser telefónicas o a través de videollamadas, y tienen como finalidad la presentación de los nuevos colaboradores a los diferentes departamentos, para explicar los roles de cada uno al interior de la compañía.
Por último, es vital dar espacio a los nuevos trabajadores para presentarse. De esta forma podrán dar a conocer parte de su vida personal, además de sus virtudes, fortalezas, expectativas y logros en el aspecto laboral.
Estrategia
Las compañías deben cerciorarse de que sus nuevos colaboradores comprendan cuál es la estrategia de la organización, además de cuáles serán sus objetivos y las capacidades que necesitará para cumplirlos.
Para realizar esto, alguno de los gerentes puede realizar un llamado telefónico al nuevo colaborador, explicándole cuáles serán las prioridades y responsabilidades durante sus primeros meses de trabajo.
También es relevante abordar las perspectivas comerciales durante el proceso de onboarding. Esto ayudará a que el nuevo miembro del equipo entienda quiénes son los clientes, los prospectos, las industrias claves y la competencia. Para esto, se recomienda elaborar un documento formal tipo brochure que cuente con toda esta información, para que el colaborador acuda a este cada vez que lo necesite.
Procesos
En cuanto a los procesos, las empresas deben asegurarse de que los nuevos colaboradores cuenten con los recursos necesarios para realizar sus actividades y reuniones de onboarding.
Una buena alternativa para lograr esto, es elaborar un documento con el detalle de todas las actividades y reuniones que debe realizar el trabajador para tener un proceso exitoso, además de conocer cuáles ya ha realizado y cuáles están pendientes.
Entendiendo el contexto actual, las compañías deben crear manuales o guías para el trabajo remoto que definan reglas, regulaciones, expectativas, necesidades y recomendaciones de cómo teletrabajar.
Para conseguirlo, se recomienda elaborar un documento que incluya toda esta información y entregarlo a los colaboradores para que estén al tanto y sientan más compromiso con la cultura de la empresa.
De hecho, en la actualidad el 86% de las compañías certificadas como Top Employers en España señala que se ha apoyado en la tecnología para realizar sus procesos de onboarding, mientras que el 65% confiesa que ha implantado plataformas de onboarding virtual para los nuevos colaboradores y un 29% cuenta incluso con plataformas para que los candidatos seleccionados, que todavía no se han incorporado a la organización, comiencen a conocerla.
Tecnología
Durante el proceso de onboarding, es clave que el nuevo colaborador tenga a su disposición la mejor tecnología de trabajo, más aún si consideramos la implementación del teletrabajo tras la propagación del COVID-19.
Una recomendación bastante práctica, pero que en ocasiones se olvida, es enviar anticipadamente a los nuevos colaboradores sus nombres de usuario y contraseñas para sus dispositivos tecnológicos, o bien para acceder a reuniones y software que use la compañía.
Otra sugerencia es enviar los aparatos tecnológicos al colaborador un par de días antes de su primer día de trabajo. Esto es útil, ya que permite cerciorarnos de que el equipo no tenga problemas y que el trabajador pueda operarlo correctamente.
Por último, otro aspecto a considerar en relación a la tecnología son las videollamadas. Para quienes no están acostumbrados al teletrabajo, pasar demasiadas horas en reuniones no presenciales puede ser sumamente agotador, por lo que hay que acotarlas a las realmente necesarias. Así el colaborador estará feliz de ser parte de estas reuniones, en vez de sentirse cansado o desinteresado. Por esto, se recomienda no realizarlas todos los días o incluso cambiar algunas por llamadas telefónicas.
La experiencia de incorporación de los colaboradores es igual de importante para una pequeña empresa como para una multinacional, ya que de esto dependerá la percepción de los trabajadores sobre la compañía. Un proceso de onboarding exitoso permitirá entregar a las personas los recursos necesarios para poder realizar su trabajo de forma óptima y mantener su interés por ser parte de la organización.
Contar con trabajadores más preparados y comprometidos dará como resultado un ROI positivo a la inversión que se haya hecho y es por esto que las compañías lo consideran cada vez más relevante.
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