Un organigrama es la estructura y cimiento de toda organización. Su objetivo es definir cómo se enfrentarán los desafíos y cómo los distintos equipos harán frente a sus clientes, proveedores, competencias, colaboradores, entre otros aspectos.
El organigrama tiene un aspecto práctico, ya que tiene como función principal indicar con quién se debe hablar dentro de la empresa para solucionar algún problema o con quién es posible contar para potenciar algún proyecto. Es decir, los organigramas se caracterizan por especificar todos los recursos de la empresa, desde los aspectos más relevantes a los menos esenciales, hasta su cultura organizacional.
El organigrama se refiere también a la estrategia, si es que los equipos están divididos en funciones de trabajo, en matrices, en zonas geográficas o por proyectos. Además, funciona como una guía para las personas que quieren conocer el potencial desarrollo que pueden tener de su carrera.
¿Por qué es importante contar con un organigrama durante el COVID-19?
En el contexto actual desatado por la crisis sanitaria, contar con un organigrama es aún más importante, ya que es clave para evaluar si como se había pensado la estructura organizacional inicialmente, es la mejor forma para ser líderes en el mercado.
Es un buen ejercicio revisar la estructura organizacional y ver cuántos recursos y personas están destinadas para innovar, para el desarrollo y fidelización del cliente, para ser consistentes y cumplir con la operación y procedimientos, entre otras cosas.
Por esto mismo, un organigrama bien hecho es esencial para llevar a cabo el desarrollo de los procesos, siempre que esté pensado en relación al objetivo negocio y a la estrategia y visión del mismo. Si esto no se ve reflejado, es poco probable que las metas se cumplan, ya que no se tendrá suficiente claridad de los recursos y esfuerzos disponibles.
Además, el organigrama comunica a los colaboradores lo que es importante en la organización y lo que no. El conocimiento y visualización del organigrama por parte de los miembros del equipo facilita que conozcan bien su lugar de trabajo y recursos cuando necesitan algo. Conocer el organigrama es parte de la formación de la identidad y orgullo de las personas en relación a cómo ven el desarrollo de su carrera en la empresa.
Actualizar el organigrama es fundamental
Mantener un organigrama lo suficientemente ordenado y actualizado es clave. Tanto para los líderes como para los colaboradores es decepcionante ver que la organización tenga organigramas con errores o con datos antiguos, ya que muestra poca preocupación por el área de Recursos Humanos.
Si la información no está actualizada, no es confiable y la gente dejará de hacer consultas a través de este método y no utilizará los recursos tecnológicos de la organización.
Por lo mismo, hoy es especialmente necesario contar con un organigrama que permita tener claridad de los procesos una vez comience el “retorno seguro” al trabajo. Este sistema permite comunicar cuántas personas trabajan en cada equipo y cómo se disponen en los espacios comunes, por lo que es importante tomar las medidas necesarias y analizar los lugares físicos donde desempeñan sus roles para asegurar que puedan cumplirse las labores diarias sin poner en riesgo a las personas.
Por ejemplo, se espera que las personas encargadas de soporte vuelvan más parceladamente a sus lugares de trabajo, dejando espacios para otras áreas esenciales que por sus funciones tienen que estar trabajando en las oficinas, faenas o sucursales.
¿Cómo mantener un organigrama al día?
Pese a la relevancia de tener un organigrama en las organizaciones, no es fácil crearlos sin contar previamente con una base y estructura acerca del negocio. Por esto mismo es necesario destacar la importancia de contar con plataformas de gestión de personas hoy para cuando se retorne a los lugares de trabajo post pandemia.
¿Por qué? Porque las plataformas tienen la ventaja de facilitar la toma de decisiones con información fidedigna y análisis actualizado.
Al contar con documentación de la nómina del personal, con sus direcciones, sus lugares de trabajo, funciones y descriptores de cargo, los líderes organizacionales pueden analizar e identificar quienes tendrán que reincorporarse con mayor prioridad y quienes no, considerando otros factores como edad u otras variables para priorizar a quiénes de los distintos equipos puedan empezar a volver al lugar de trabajo.
Los análisis que se pueden realizar con una plataforma especializada en Recursos Humanos son muchos, y si las empresas no tienen dicha información centralizada en un solo lugar, difícilmente habrá un orden al momento de planificar el organigrama y mantenerlo al día.
Así mismo es clave usar toda la información para luego ver los avances, evaluar la implementación del retorno seguro y finalmente tomar nuevas medidas adicionales para el retorno total.
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