Se habla mucho del concepto de "transformación digital", de las nuevas tecnologías de la información, sistemas informáticos, y de digitalización de la información. Con frecuencia no se entiende bien cuáles son las diferentes etapas de este proceso, y cuál es el rol de Recursos Humanos en este proceso.
La transformación digital es un proceso que comienza con una serie de etapas previas, que van desde el ámbito más básico y particular hacia el proceso general. La etapa más básica la llamamos "digitación", a la cual le sigue el proceso de "digitalización"; finalmente, el proceso llega a su culminación en el nivel de desarrollo con la "transformación digital".
¿Qué entendemos por digitación?
Es el inicio del proceso de adoptar tecnologías digitales, está relacionado con el cambio entre el procesamiento analógico al digital de la información, en otras palabras, crear una versión digital de elementos físicos o analógicos, como lo pueden ser documentos escritos en papel, imágenes, fotografías, sonidos, entre otras cosas, para posteriormente ser utilizados por un sistema informático para distintos usos.
En términos del área de gestión de personas, un ejemplo de la digitación podría ser el procesamiento de las fichas de los colaboradores desde un formato analógico a uno digital.
En otras palabras, la digitación es la automatización de los procedimientos manuales, mediante la conversión de la información desde un formato análogo a un formato digital, y nos puede servir de utilidad en un primer nivel de inclusión de las tecnologías a la gestión de personas para administrar la información de nuestros colaboradores de una manera más sencilla y eficiente que en un formato analógico.
¿Y la digitalización?
Esta etapa del proceso puede sonar similar a la anterior en términos de nombre, pero su impacto es mucho más profundo. La digitalización está referida a la transformación de los procesos de negocio mediante la utilización de tecnologías de la información.
En términos de negocio, la digitalización generalmente está referida a mejorar y/o transformar la operación de negocios o de modelos, procesos, o actividades, mediante la utilización de tecnologías digitales para generar un beneficio especifico.
Esto a su vez genera un cambio en la manera en que tus colaboradores trabajarán, el uso de herramientas digitales como dispositivos móviles y tecnologías, la utilización de plataformas de colaboración, o de comunicación conjunta, les permitirá trabajar de una manera más “digital”, lo que los llevará a comprometerse con su trabajo de una manera distinta.
En términos prácticos la digitalización implica la utilización de tecnologías de la información para la transformación de distintos procesos dentro de nuestras organizaciones, como lo podría ser una evaluación de clima organizacional o de desempeño, la digitalización en estos últimos dos ejemplos nos permite generar una mayor eficiencia en el desarrollo de los procesos y en la generación de reportes e indicadores asociados a estos.
La evolución a la transformación digital
Se trata de realizar las cosas de una manera diferente, crear nuevos paradigmas mediante el uso de tecnologías digitales. No solamente automatizando o agregando tecnología a procesos existentes, sino modificando el modelo de negocio, que conduce a una nueva y mejor manera de entregar valor al cliente.
La transformación digital presenta enormes oportunidades de innovación donde tanto los datos como los procesos son el foco dando paso a nuevos modelos de gestión, pero esta requiere que repensemos la organización desde un enfoque cultural, estratégico, tecnológico y operacional.
Si la primera etapa del proceso involucraba modificar el procesamiento de la información desde un formato analógico a uno digital, y la segunda la transformación de modelos de negocio, procesos, actividad, o de la operación, la tercera etapa implica ir más allá, modificando la manera de hacer las cosas de la organización y cambiando el foco desde los procesos hacia la estrategia y el análisis de datos.
Un ejemplo práctico de esto es la aplicación del modelo de riesgo de fuga impulsado por hcmfront, que permite focalizar los esfuerzos de recursos humanos en materias de rotación de personal, en función de análisis de múltiples fuentes de datos con el objetivo de crear estrategias específicas para combatir el fenómeno de la rotación.
El Rol de la Gestión de Personas en la Transformación Digital
Cambiar la manera de hacer las cosas en una organización es un desafío tremendo, donde el área de Recursos Humanos cumple un rol clave. Sin importar el tamaño del área de Recursos Humanos, ésta tiene la llave para liderar el proceso de transformación digital. ¿Por qué? Porque son quienes conectan la Organización y su estrategia con las personas y sus necesidades; son quienes lideran el proceso de alineación entre la organización y las personas, y por tanto son quienes deben llevar el proceso de transformación digital desde su punto inicial hacia su consolidación, adaptando necesidades, capacidades, procesos y sistemas.
En este contexto, el rol de la Gerencia de Personas ya no se trata de gestionar procesos propios de su área, o de dar soporte a otras áreas, o bien de implementar sistemas para su propia gestión, como los tradicionales softwares de nómina, reclutamiento o desempeño. Se trata de proveer - y mantener- a la organización de recursos aptos para ejecutar una estrategia en el contexto de procesos digitales articulados, y velar que las personas cuenten con las capacidades y motivaciones para ser parte de dicho proceso. Adicionalmente, y como parte de dicha estrategia, Recursos Humanos debe hacer lo propio: orquestar sus procesos de manera tal que la propia transformación digital le provea de eficiencia, y capacidad de mejorar sus resultados.
El proceso de transformación digital, desde la mirada de recursos humanos, debe considerar el proceso de gestión del cambio:
- Crear sentido de urgencia
- Formar una coalición
- Crear visión para el cambio
- Comunicar la visión
- Eliminar los obstáculos
- Asegurarse triunfos a corto plazo
- Construir sobre el cambio
- Anclar el cambio a la cultura de la empresa
¡Abordaremos la manera en que la transformación digital puede ser apoyada por la gestión del cambio en nuestro próximo artículo!
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