6 claves para pagar con éxito la nómina de tus colaboradores

El pago de nómina es uno de los procesos más relevantes al interior de todo tipo de organizaciones. Asimismo es uno de los más complejos para los líderes, ya que cometer errores puede significar enfrentar demandas y pagar multas. Por esta razón, muchas empresas han optado por la implementación de nuevas tecnologías que permiten optimizar este vital proceso.

¿Por qué deberías implementar nuevas tecnologías para el pago de tu nómina?

De acuerdo al informe global de Deloitte 2020, el 75% de los líderes cree que la evolución del área de Recursos Humanos será importante para el éxito de sus empresas. En este sentido, la nómina es uno de los procesos que deben digitalizar las compañías con más urgencia.

• -40% de las pequeñas y medianas empresas paga al menos una multa de nómina cada año, según el Servicio de Rentas Internas de Estados Unidos (IRS).
  
  
• -49% de los trabajadores buscaría un nuevo empleo después de experimentar solo dos problemas con el pago de sus remuneraciones, según develó una encuesta del Workforce Institute de Kronos Incorporated.
  
  

La nómina es uno de los procesos cruciales que lideran las áreas de Recursos Humanos, no solo por el impacto que genera en los colaboradores, sino también por la relevancia que tiene su correcta aplicación en el estado financiero de pequeñas, medianas y grandes empresas.

En este sentido, es fundamental revisar minuciosamente cada detalle al momento de realizar el pago a los colaboradores, aunque lo cierto es que realizar este proceso de forma manual conlleva el riesgo de cometer errores, lo que además de perjudicar el bienestar y clima laboral, afecta directamente a las operaciones de la compañía.

Según el artículo 55 del Código del Trabajo, la periodicidad del pago de las remuneraciones debe estar estipuladas en el contrato y estas no pueden exceder un mes. Por este motivo,  las empresas en Chile realizan la liquidación de nómina de forma mensual, cada siete o quince días.

En este proceso, existen algunos indicadores que se deben actualizar mensualmente y que hay que tener en cuenta al momento de realizar la liquidación de nómina, para no cometer errores que puedan afectar a la empresa  jurídica o financieramente. Estos indicadores son: valor de la UTM y UTA, valor de la UF, valor del IPC y valor del dólar.

En la actualidad existen nuevas tecnologías, como las plataformas para la gestión de personas, capaces de actualizar automáticamente estos indicadores, además de facilitar el pago y cálculo de tu nómina, agilizar la gestión de tareas, evitar errores y resolver problemas en tiempo real.

Estos beneficios, a su vez, liberan a las áreas de Recursos Humanos del tiempo que destinan a la realización del proceso de nómina. Según Factorial, utilizar un software de RRHH te permitirá ahorrar entre 5 y 6 horas de trabajo a la semana, gracias a la digitalización de procesos básicos como la gestión de nóminas o el control de bajas y vacaciones dentro de la plantilla.

A continuación, desarrollaremos seis claves para que puedas pagar la nómina de tus colaboradores con éxito, puntualidad, verificación de la información, ingresos imponibles y no imponibles, respetar la normativa legal,  formas de pago y liquidaciones de sueldo.

Puntualidad

En términos generales, la puntualidad genera confianza y motivación en los trabajadores, lo que repercute en un mejor desempeño laboral. Los trabajadores valoran que el pago de sus sueldos no se atrase y para esto es clave estar al tanto de la fecha estipulada en los contratos para cumplir con lo pactado.

Un software de RRHH te resultará muy útil en este proceso, ya que no solo podrás gestionar la nómina de sueldos de una manera más eficiente, sino que también automatizar y estandarizar los procesos, asegurando resultados precisos y evitando retrasos en el pago de las remuneraciones de tus colaboradores. Este último aspecto es vital, ya que no cumplir con las fechas de pago pactadas puede repercutir en problemas legales o multas.

Verificación de la información

Para evitar errores de cálculo al realizar el pago de la nómina, es clave considerar los diversos factores involucrados en este proceso, los cuales varían según cada colaborador. Estas diferencias se pueden dar por el tipo de jornada, horas extras, descuentos por inasistencia, comisiones, bonificaciones y cajas de ahorro, entre otros.

Por esta razón, es clave analizar cada caso minuciosamente. En este sentido, una plataforma para la gestión de personas te permitirá registrar automáticamente los ausentismos, horas extras y atrasos en tu nómina con un solo click, entre otras métricas claves para el desarrollo organizacional. Además de ayudarte a optimizar el proceso de nómina, también liberará al área de Recursos Humanos del tiempo que destinan a la realización de esta tarea. 

Ingresos imponibles y no imponibles

La remuneración de un trabajador está compuesta por ingresos imponibles y no imponibles. Los primeros, incluyen el sueldo base, las horas extras y las gratificaciones legales. Por su parte, los ingresos no imponibles son aquellos gastos en los que incurre el trabajador para poder desarrollar sus actividades laborales, como la colación y el transporte, entre otros, a los que no se les puede realizar ningún tipo de descuento. 

Para esto es fundamental que las empresas estipulen en el contrato si incluyen estos ingresos, ya que identificarlos permitirá que no cometas errores al realizar los cálculos para el pago de la nómina de tus colaboradores.

Respetar la normativa legal

Aunque suene evidente, respetar la normativa legal es un aspecto tremendamente relevante para poder realizar el pago de la nómina de forma exitosa. En este sentido, en Chile la ley establece normas a seguir para el pago de las remuneraciones de los trabajadores, tanto en temas laborales como en las reducciones obligatorias de tributación y seguridad social.

Para no incurrir en faltas, debes considerar los siguientes ítems al realizar los cálculos para el pago de remuneraciones, todos sobre el sueldo imponible: las AFPs deben retener el 10%, los prestadores de salud (FONASA o Isapres) el 7% y el seguro de cesantía de la AFC el 0,6%, además de los haberes tributarios que se aplican cuando el salario mensual supera las 13,5 UTM.

Formas de pago

La mayoría de las empresas realizan el pago de sueldos a través de transferencias bancarias, ya que son más seguras y confiables, tanto para los colaboradores como para ellas. Para esto, el área de Recursos Humanos debe asegurarse de que los abonos se realicen a las cuentas correspondientes de cada trabajador y verificar si hay casos en que el pago deba hacerse en efectivo u otro medio de pago.

En este aspecto, una plataforma para la gestión de personas te permitirá realizar el pago de las remuneraciones de tus colaboradores a través de tu banco, descargando la planilla de pagos y cargándola en la entidad bancaria. De esta forma, te asegurarás de que cada abono se realice a la cuenta correcta.

Liquidaciones de sueldo

En Chile la ley establece que cada trabajador debe recibir un comprobante o liquidación de sueldo que especifiquen todos los detalles de su remuneración mensual. Este documento debe ser firmado por el empleador y el colaborador para confirmar que se realizó el pago total de su sueldo, quedándose cada parte con una copia como respaldo. 

Un software de RRHH te ayudará no solo a calcular y pagar los sueldos de tus colaboradores en un par de minutos, sino también les compartirá automáticamente sus liquidaciones vía correo, una vez se haya efectuado el abono. Este aspecto es fundamental, si consideramos que gran parte de las compañías está optando por el trabajo híbrido.

El proceso del pago de nómina es crucial al interior de todo tipo de organizaciones y que este se realice en el momento pactado y sin errores genera mayor compromiso y motivación en los colaboradores, lo que a su vez, mejora el rendimiento e interés en sus labores.