Por qué las empresas deben digitalizar sus procesos de remuneraciones

Si bien es posible realizar la nómina y el pago de sueldos de forma manual, el proceso termina siendo engorroso y quita demasiadas horas de trabajo al área Recursos Humanos que, a su vez, se ve expuesta a los errores que cometen las personas. Con un software especializado no solo es posible evitar el 100% de estas fallas, sino también liberar al área del tiempo destinado para llevarlo a cabo.

¿Por qué implementar nuevas tecnologías para la nómina de tu organización?

La necesidad de sumarse rápidamente a la transformación digital es imperante para todo tipo de empresas y también para las diversas áreas al interior de cada una. En este sentido, Recursos Humanos es una de las que considera clave este proceso.

Algunos datos:

• -2 de cada 3 responsables de RRHH están de acuerdo en que el sector está viviendo una transformación digital y 70% reconoce la necesidad de abordarla, según KPMG.

• -80% de los empleados prefiere trabajar en empresas digitalizadas, según un estudio de la Sloan Management Review del MIT.

Consolidar la información para entregar a las autoridades fiscalizadoras es un trabajo minucioso y delicado, ya que no se puede dejar ni un detalle fuera. Este es el caso de las actas de remuneraciones que las empresas deben entregar a fin de año al Servicio de Impuestos Internos (SII), con el objetivo de registrar los ingresos de sus colaboradores para efectos de la operación renta del año correspondiente. Este trabajo se suele realizar en una planilla de cálculo digital, ingresando los datos de manera manual.

El ingreso manual de información es trabajoso y deja espacio para el error humano. Aun cuando las planillas de cálculo del computador estén programadas con fórmulas y filtros, un solo dato erróneo descalibra toda la información, lo que incluso puede recaer en multas para la compañía. De acuerdo al Servicio de Rentas Internas de Estados Unidos (IRS), el 40% de las pequeñas y medianas empresas estadounidenses terminan pagando una multa de nómina cada año.

Producto de la pandemia y el teletrabajo, la automatización digital ha ido imponiéndose en las empresas y el proceso de nómina también se ha adaptado. En este sentido, hoy existen softwares capaces de facilitar la declaración jurada ante el SII, gestionando previamente la nómina de sueldos con procesos automatizados y estandarizados. Además, son capaces de actualizar automáticamente los indicadores previsionales y datos del SII, lo que permite no solo maximizar el uso del tiempo en el área especializada de una empresa, sino también generar información relevante sobre la misma. 

Asimismo, ayudan a disminuir significativamente el tiempo que destinan los líderes a la supervisión y ejecución de ciertos procesos, tareas administrativas y gestión de documentos, permitiéndoles poner foco en el desarrollo organizacional de sus compañías. En el proceso de remuneraciones, específicamente, la implementación de un software de Recursos Humanos permite una baja en la carga administrativa de hasta seis horas semanales en organización de documentación, conseguir firma de contratos y liquidaciones o redactando contratos y anexos, entre otros.

¿Qué debes considerar al implementar un software para el pago de remuneraciones?

Según el estudio “Tendencias Globales de Capital Humano”, elaborado por Deloitte, el 22% de las organizaciones de Recursos Humanos con el desempeño más alto están implementando o han implementado procesos de automatización. Además, señala que cerca de la mitad de los ejecutivos de RRHH encuestados, cree que la automatización producirá ahorros del 10 al 20% en sus negocios e incluso, 9% de ellos cree que estos ahorros serán del 40% o más.

Es por esto que cada vez más empresas están optando por la automatización, ya que les permite administrar mejor el presupuesto, reducir errores, garantizar el cumplimiento de los procesos y mejorar la experiencia de sus colaboradores.

En este sentido, automatizar la nómina te permitirá transparentar toda la información relacionada a los trabajadores, lo que generará una mayor confianza al disponer de todos los datos para resolver dudas relacionadas al pago. A su vez, esto repercute en una mejor experiencia laboral. 

Realizar este proceso con una plataforma para la gestión de personas te ayudará a tomar mejores decisiones, ya que contarás con información detallada, actualizada y disponible 24/7 de cada uno de los miembros del equipo, lo que a su vez, te facilitará la implementación de estrategias que tengan que ver con el pago de sueldos.

Para esto el software debe ser capaz de facilitar el pago y cálculo de tu nómina, agilizando la gestión de tareas y resolución de problemas en tiempo real; gestionar la nómina de sueldos de una manera más eficiente con procesos automatizados y estandarizados, asegurando resultados precisos; y compartir las liquidaciones con tus colaboradores. 

Además, debe actualizar automáticamente los indicadores previsionales y datos del SII para ahorrar tiempo en el procesamiento de información; registrar ausentismos, horas extras y atrasos en tu nómina; hacer el pago de cotizaciones previsionales, usando un software certificado por Previred; realizar el pago de remuneraciones a través de tu banco (descargando la planilla de pagos y cargándola en la entidad bancaria); y otorgar un conocimiento profundo de tu nómina a través de informes y reportes para que puedas hacer los ajustes necesarios y optimizar tus procesos.

Según una encuesta del Workforce Institute de Kronos Incorporated, el 49% de los trabajadores estadounidenses comenzaría a buscar un nuevo empleo después de experimentar solo dos problemas con el pago de sus remuneraciones, lo que devela la relevancia de este proceso al interior de las organizaciones.