¿Cómo Justificar la Inversión en Tecnologías a Quienes Toman las Decisiones?

Para lograr el compromiso temprano de la gerencia para meterse en un proyecto de tecnología, debes seguir un proceso. No tendrás éxito si eres un renegado y esperas presentar una solución finalizada en alguna reunión

Artículo por Aliah D. Wright, tomado de la SHRM

Los cambios nunca son fáciles, como Joe Rotella lo demostró a través de una serie de anécdotas y bromas en la sesión sobre cómo justificar las inversiones en compras de tecnologías a quienes toman las decisiones. Rotella expuso el 21 de Junio en Washington, D.C., en la Conferencia & Exposición Anual 2016 en la SHRM. Sin embargo, dijo, hacer las tareas y el análisis de rentabilidad para tales inversiones puede requerir un camino largo. Rotella, SHRM-SCP, Director de Marketing y ex Director Técnico de la Consultora Delphia en Ohio, también le dijo a los asistentes que deben seguir un proceso antes de intentar llevar a cabo cualquier cambio. Lograr que los ejecutivos se inscriban y comprometan tempranamente. “No tendrás éxito si eres un renegado y esperas presentar una solución finalizada en alguna reunión.” Agregó, a los ejecutivos “no les gustará que hagas esto sin su aporte.”

Rotella ofreció un proceso de siete pasos para aquellos que buscan justificar la inversión en tecnologías:

1. Lleva a cabo un análisis completo de autoevaluación y necesidades internas. “Tienes que saber qué quieres y qué es importante”. Considera la funcionalidad; lo mejor del mercado v/s una solución única; la automatización de los procesos; modelo de precios/licencias; entrenamiento e implementación; customización; flexibilidad; integración; escalabilidad; reportes; y si quieres que la solución esté disponible en las instalaciones o en la nube.

2. Jerarquiza tus requerimientos basados en el impacto organizacional. Una vez que decidas si el software puede solucionar problemas y entregar los resultados para lograr los objetivos, los profesionales de RRHH deben determinar el valor de resolver problemas específicos. ¿Qué características afectarán más dramática e inmediatamente el resultado final? Esto no sólo en relación al dinero, dijo Rottella. Pregúntate a ti mismo – ¿ Sólo aumenta los ingreso, disminuye costos y mejora el flujo de caja, u ofrece también mejoras culturales, en los procesos y aumenta la satisfacción de los clientes (piensa en los empleados, gerentes, ejecutivos)?

3. Identifica soluciones potenciales y luego reduce el campo ¿Cómo encontrar el mejor software que satisfaga tus necesidades? Rotella señala “Google es tu amigo”, agregando que “el 95% de todas las búsquedas en el mundo son a través de Google.” También puedes revisar informes de analistas; contactar proveedores de softwares existentes; revisar publicaciones comerciales; asistir a ferias de industrias; y pedirle consejos a tus pares. Luego, reduce el campo de búsqueda a tres o cinco opciones.

4. Hazlo real con los proveedores Una vez que has seleccionado a tus proveedores, “revisa sus páginas webs, material de marketing, demostraciones o seminarios en línea y… comunícale tus requerimientos”, señala.

5. Ve los demos de los proveedores más prometedores “Manifiéstales lo que quieres en la demostración. Si no les dices qué quieres que te muestren te distraerás y olvidarás los requerimientos de tu lista”. Las demostraciones deben ser “basadas en escenarios.” Revisa cómo funciona el software desde la perspectiva del empleado y desde la visión de los gerentes o departamentos. El demo no debería durar más de dos horas.

6. Puntúa las soluciones basadas en los requerimientos “Califica cada característica, luego multiplícala por el peso” de tu requerimiento. Está bien factorizar tus instintos, pero solo deben ser parte del puntaje. Pide acceso a un “sitio de prueba” para experimentar con el software y ver como funciona, agregó.

7. Selecciona tu solución deseada Solicita una propuesta escrita del vendedor elegido, y recuerda que puedes pedir una cotización sin una propuesta. Calendariza un ensayo. Recolecta y evalúa toda la información sobre el software, y documenta el caso de negocio para tu necesidad. Rottella señala que “un caso de negocio incluye un análisis del desempeño de los procesos del negocio y las necesidades o problemas asociados, soluciones alternativas propuestas, supuestos, restricciones, y análisis costo-beneficio ajustado a riesgos.” “El objetivo del caso de negocio es vender liderazgo en tu idea.” El caso de negocio debe incluir la razón por la cual te gustaría invertir en nuevas soluciones y como se alinea con la estrategia de la compañía, menciona el expositor. Es importante, agrega, incluir un documento con el plazo máximo de respuesta de parte del ejecutivo que toma las decisiones. A menudo no se lleva a cabo un seguimiento.