Pasos para crear una evaluación de desempeño

La evaluación de desempeño es una herramienta crucial para el éxito de las organizaciones, pues ayuda a los líderes de gestión de personas a determinar cómo los colaboradores están contribuyendo al negocio.

Como proceso sistemático, es una estrategia valiosa para desarrollar equipos de trabajo poderosos y líderes potenciales, dotados de habilidades técnicas y blandas indispensables para garantizar la presencia de la empresa en un mercado tan dinámico y competitivo como el actual. 

Por mucho tiempo, las evaluaciones de desempeño han sido percibidas como una de las interacciones más incómodas entre los líderes y sus equipos. Siendo más específicos, solo el 14% de los colaboradores lo ve como una herramienta que los inspira a mejorar, de acuerdo con Gallup. 

En parte, porque las organizaciones siguen utilizando el enfoque de gestión tradicional de evaluación de desempeño que, por lo general, es rígido, estructurado, no se basa en datos cuantificables y, muchas veces, no brinda una descripción concreta del aporte que el colaborador ofrece.

Esto puede representar un gran problema para las compañías, considerando que el 85% de los trabajadores consideraría seriamente renunciar tras una evaluación de desempeño injusta o inexacta, mientras que el 10% de la fuerza laboral estadounidense informó sentirse enfurecida después de recibir comentarios negativos, según SHRM.

Como alternativa para abordar este desafío, surgen los software de gestión de personas, una herramienta tecnológica que permite a los gerentes digitalizar los procesos relativos al área de RR.HH., además de evaluar eficazmente a los colaboradores, conocer el talento y orientar correctamente su desarrollo profesional.

Hoy en día, es indispensable para las organizaciones contar con este tipo de soluciones digitales, puesto que automatizan y simplifican la técnica de evaluación, facilitando a los líderes la tarea de identificar las debilidades de sus equipos y fortalezas para, posteriormente, proponer planes de acción que les permita mejorar.

¿Cómo se crea una evaluación de desempeñño? 

Para llevar a cabo un proceso de evaluación de desempeño óptimo es importante crear un plan estratégico.

La revisión generalmente comienza cuando el empleador define los objetivos junto con sus colaboradores, seguidamente mide cómo este está efectuando sus tareas, estableciendo los estándares de desempeño esperados y el proceso finaliza con la revisión de la evaluación y los comentarios correspondientes.

Los pasos para crear una evaluación de desempeño son los siguientes:

Paso 1: Identificar objetivos

Lo primero que debe hacer un líder de gestión de personas para evaluar a sus colaboradores es definir los objetivos de la revisión. Es importante determinar los criterios que van a servir para indicar que el personal se está desempeñando de forma eficiente.

Los objetivos son esenciales para realizar la evaluación y dependen de factores como el puesto de trabajo, las actividades que el talento ejecuta con ocasión de su cargo, el manual de colaboradores y las metas que se establecieron cuando la persona comenzó a trabajar en la empresa.

Es fundamental que sean objetivos SMART,  es decir, específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada, puesto que esto ayudará a analizar del personal y ver cómo el resultado se alínea con los criterios establecidos por la organización.

Paso 2: Comunicar los criterios de desempeño a los colaboradores

Además de establecer los criterios de desempeño, es importante que estos se comuniquen claramente a todos los colaboradores. Así, las personas sabrán qué se espera de ellos con la evaluación de desempeño y podrán despejar todas las preguntas que puedan tener.

En esta fase, debe quedar especificado cómo se evaluará cada una de las secciones, indicando métricas, tipos de competencia a revisar y ponderación que tendrá cada uno de los ítems. 

Al comunicar los estándares de desempeño, se generan espacios de diálogo con los equipos, creando una instancia en donde todos se pueden comunicar abiertamente.

Paso 3: Creación del formulario de evaluación

Una vez comunicados los estándares de desempeño, es momento de crear el formulario de evaluación. En este punto, como líder se deben elegir las competencias que desea evaluar e incorporar las preguntas que hará a cada uno de los colaboradores.

Puede utilizar preguntas abiertas o cerradas. Lo importante es que estén bien formuladas, de manera que los trabajadores puedan responder sin ningún problema y obtener la información necesaria para tener una conclusión que exprese la realidad tanto de colaborador, como del entorno.

Paso 4: Aplicar y dar seguimiento

Después de haber creado el formulario de evaluación es momento de aplicarlo y dar seguimiento. Actualmente, se pueden crear evaluaciones de desempeño en menos de 5 minutos con la ayuda de recursos tecnológicos como software de gestión.

Es importante que los participantes se sientan en confianza y tengan la certeza de que sus opiniones serán tomadas en cuenta para su mejora continua y su crecimiento en la empresa a largo plazo. 

Paso 5: Revisión de los resultados y retroalimentación

Una vez aplicado la evaluación de desempeño, se procede a revisar los resultados y compararlos con la realidad del colaborador, es decir, determinar si coincide con la contribución que este está haciendo a la empresa.

En la etapa de revisión, el líder comunica los datos que arrojó la evaluación y escucha lo que tiene para decir el colaborador, con la finalidad de entender sus problemas y discutir las posibles soluciones hasta llegar a un consenso.

En este orden de ideas, Engagedly, plataforma de habilitación de personas para la generación digital, sostiene que un proceso de revisión no debería ser una vía de sentido único. Todo lo contrario, es clave fomentar un espacio en donde todos los involucrados puedan expresarse abiertamente.

Así, cuando se comparten comentarios sobre el desempeño de un talento, de la misma manera, a los colaboradores también se les debe permitir compartir opiniones sobre el desempeño de sus líderes. Después de todo, el rendimiento de una persona también depende de cómo lo dirige su jefe. 

Cabe destacar que la retroalimentación es el componente más valioso de la evaluación de desempeño. Por tal motivo, debe ser específica, constructiva y alineada con los objetivos de desarrollo del colaborador y la organización.