El Coronavirus Covid-19 es una noticia en constante desarrollo, y todavía no sabemos qué consecuencias puede llegar a tener para las organizaciones y para las personas. Lo que sí sabemos es que es un tema del cual tenemos que tomar acciones y que estas acciones tienen que tener un doble sentido. 

El primero es de evitar, de forma razonable, el contagio de las personas y los riesgos para todos. Lo segundo, mandar una comunicación a los colaboradores, líderes, comunidad y accionistas que se están tomando las medidas necesarias, ya que todos ellos están preocupados sobre esta situación.

Pero, ¿Por dónde partir? Acá te presentamos 5 preguntas que deberías resolver para guiar tus acciones en el futuro en relación al Coronavirus.

1. ¿Cómo podemos proteger a nuestros empleados de contagiarse en el lugar de trabajo?

Es fundamental llevar un control de quienes han estado expuestos a situaciones más riesgosas, por tener contacto con personas contagiadas o en lugares específicos, como China e Italia. Adicionalmente, revisar las instalaciones de trabajo. Identificar la distancia que tiene cada trabajador con otros, la ventilación de las oficinas y el nivel de interacción entre las personas. 

Junto con el control de variables fundamentales, se deben tomar medidas preventivas, como incentivar el uso de alcohol gel y recomendar, temporalmente, otros hábitos al tocarse, saludarse y estornudar.

A medida que pasan los días, revisar si el lugar de trabajo cumple con los estándares para permitir que las personas que trabajan puedan desempeñarse con tranquilidad o tomar las medidas necesarias para no exponer de forma innecesaria a los colaboradores.

2. ¿Cómo podemos incentivar el teletrabajo y #smartwork?

Personas pueden estar más expuestas de lo que uno piensa o pueden estar sintiendo alto niveles de ansiedad por lo que está ocurriendo en relación al Coronavirus. Por lo mismo, es importante revisar si las personas que hoy trabajan en la organización, por su tipo de función, pueden desempeñarse en otros lugares, como por ejemplo sus hogares. 

A pesar de no existir riesgo aparente, muchas personas van a agradecer la facilidad para trabajar desde la casa y poder enfocarse en su trabajo. Sentirse expuesto y en riesgo genera que las personas actúen con ansiedad y miedo. Eso se transmite en el trabajo con menor engagement y productividad, y en la familia con mayores niveles de frustración. Es por lo mismo, que si no existe razón para no incentivar el teletrabajo en casa, es minuto para hacerlo.

Debido al hecho de que muchos colaboradores primero tendrán que adaptar sus vidas a la nueva situación, especialmente aquellos con otras responsabilidades como el cuidado de niños y personas mayores de edad, es importante que los líderes sean conscientes y comprendan estos desafíos e intenten ayudar siempre que sea posible.

Para aquellas personas que por su función necesitan estar trabajando en el puesto de trabajo, se deben tomar otras medidas adicionales, como las mencionadas en el punto anterior. En caso de que se identifique un mayor riesgo de contagio, se debe evaluar si se debe parar la operación y funcionamiento de la organización.

3. ¿Nuestros líderes están capacitados para gestionar a sus equipos en estas situaciones?

Los líderes también son personas, tienen familia y están preocupados por ellos mismos, pero como responsables de sus equipos tienen que hacer un esfuerzo adicional para estar identificando las situaciones de riesgo en el trabajo y las personas que están sufriendo niveles alto de ansiedad por esta situación.

La gestión de recursos humanos es esencial para guiar a las jefaturas y darles las herramientas y procedimientos que deben tomar y seguir para asegurar una óptima experiencia por parte de los colaboradores.

Adicionalmente, tienen que estar capacitados para ser buenos líderes con equipos que trabajarán remoto y cómo potenciar su desempeño con esta modalidad. 

Los líderes también deben tener claridad sobre en qué ocasiones es mejor cancelar un viaje de negocio, mandar una persona para la casa o solicitarle que se haga un examen para la detección del virus. Esta gestión debe ser realizada con cuidado, sin pasar a llevar a las personas, su dignidad y respeto.

4. ¿Contamos con los canales de comunicación interna necesarios para sobrellevar esta situación?

Podemos tomar las mejores medidas para evitar el contagio y bajar los niveles de ansiedad de las personas, pero si ellos no se enteran poco o nada impacto tendrán. Adicionalmente, es importante tener distintos canales, ya que dependiendo del tipo de información, la extensión, la urgencia e importancia, necesitan de ser transmitidos en distintos canales. 

El correo electrónico es un canal de comunicación muy útil, pero no es suficiente si estamos en crisis. Si una persona está con altos niveles de ansiedad, la jefatura tendrá que optar por medidas más personalizadas, como las llamadas telefónicas o reuniones presenciales. Junto con eso, se necesitan otro canales de comunicación que dejen constancia de las medidas que se han tomado y el avance que tienen. Se debe revisar el uso de la intranet y otros canales de comunicación masivos. 

Idealmente, se debe contar con canales de comunicación que permitan la interacción, para levantar alertas si es necesario. 

5. ¿Nuestros colaboradores saben qué hacer si se enferman?

Por último, es esencial que colaboradores, unidades de negocio y líderes sepan que hacer o que no hacer. Por lo mismo, junto a comunicar, se debe preguntar con encuestas, focus group o entrevistas, para saber si en una situación de riesgo cada persona es capaz de identificar el paso a paso a seguir para no arriesgarse y no arriesgar a otros.  Si la organización identifica brechas, se deben tomar las medidas necesarias para acortarlas, apoyando a los jefes en este proceso de educación y promocionando más los canales de comunicación.

Cuidar a los colaboradores es una tarea constante y que preocupa a todos los líderes de la organización. Contar con los protocolos, lineamientos, políticas, sistemas y tecnologías para llevarlos a cabo el el rol del equipo gerencial. ¿Cuentas con la tecnología y soluciones para hacer esto? Nosotros en hcmfront tenemos distintas soluciones para ayudarte.