Con la implementación del teletrabajo tras la propagación del COVID-19, que provocó la necesidad de las empresas de proteger la salud de sus colaboradores, optimizar procesos y reducir costos, la recopilación de datos ha crecido bruscamente. En este sentido, especialmente para el año que viene, es fundamental saber cómo usar estos datos para el beneficio de las compañías y de las personas, resguardando la seguridad de esta valiosa información.
Según EY Chile, el mercado de la ciencia de datos crece a tasas cercanas al 30% anual, lo que refleja su fuerza y adherencia por parte de las empresas. Esto se debe a que se aplica en todo tipo de industrias y mercados, por la relevancia e impacto que han demostrado tener las decisiones basadas en datos, además del potencial que poseen las estrategias analíticas como catalizador de generación de ventaja competitiva.
En este sentido, los software de Recursos Humanos resultan ser un aliado clave, ya que son capaces de configurar, enviar y analizar, en menos de una hora, distintos tipos de encuestas anónimas para conocer la opinión de los colaboradores, desde múltiples perspectivas. Esto genera un 65% más de participación, además de ofrecer a los líderes de RR.HH contar con reportería en tiempo real. También permiten crear cuestionarios personalizados para medir el ambiente laboral, el engagement y la satisfacción de los colaboradores.
Además, son capaces de configurar preguntas y dimensiones, utilizando múltiples metodologías de evaluación y crear planes adecuados según los resultados obtenidos. Automatizan tanto el envío de las encuestas, como la generación de notificaciones y recordatorios de pendientes, permite configurar distintos grupos de preguntas de acuerdo al tema de mayor interés, aplican distintas metodologías de cálculo y dan seguimiento a los resultados de las encuestas.
Todo esto, se suma a la capacidad que tienen para filtrar los reportes y analizar los resultados para crear planes de acción, apoyando la mejora continua de las organizaciones.
Por otra parte, estos software ayudan a los líderes a tomar decisiones, gracias la recopilación de información de sus propios colaboradores. Un ejemplo práctico, es que a través de los datos demográficos de cada trabajador, estos software son capaces de filtrar quiénes son aptos para volver al lugar de trabajo sin arriesgarse a contagios, y quienes podrían ser reubicados. Es por esto, que según un estudio realizado por SoftDoit, 9 de cada 10 empresas afirman que usar un software de Recursos Humanos en la nube es el futuro de toda organización.
Pero si bien el análisis de datos ofrece grandes oportunidades a las empresas, incluso para cumplir sus objetivos comerciales, también conlleva una gran responsabilidad. Por esto, según Gartner, los líderes de RRHH deben implementar buenas prácticas en la utilización de los datos de sus colaboradores, para garantizar el uso responsable de la información y el análisis de los trabajadores en la toma de decisiones.
Además, desde la reconocida empresa consultora y de investigación de las tecnologías de la información, señalan que hay que entender que la mayoría de los colaboradores está de acuerdo con compartir información personal con su empleador, si esto ayuda a elegir mejores beneficios, resguardar la seguridad o ahorrar tiempo en la recopilación de datos al completar formularios, por ejemplo. Por el contrario, los trabajadores se sienten menos cómodos si esta información se usa para tomar decisiones sobre oportunidades laborales o mejoras en las remuneraciones.
En este sentido, es vital que los líderes de RR.HH establezcan y velen por el cumplimiento de los principios de ética que establezca la empresa sobre el uso de los datos de colaboradores para sus equipos y sus organizaciones.
Según la compañía con sede en Stamford (Connecticut, Estados Unidos) existen cuatro buenas prácticas que las áreas de RR.HH deben seguir para un correcto uso de los datos de sus colaboradores: identificar y aprender de socios clave, articular un código de ética basado en la cultura, exigir claridad del propósito e intención y, finalmente, comunicar el qué y el por qué a los trabajadores sobre el uso de sus datos personales.
Según Gartner, los líderes de RR.HH deben hacerse algunas preguntas específicas como: ¿Qué datos se utilizan?, ¿cómo se usan?, ¿quién tiene acceso?, ¿dónde se almacenan?, ¿qué políticas y procedimientos existen para proteger los datos? y ¿qué regulaciones aplican en el país?
Además, señalan que se trata de una experiencia de aprendizaje que no es unidireccional, por lo tanto es clave identificar y compartir los aprendizajes con otras partes interesadas, no solo dentro de las áreas de RR.HH, sino también en las áreas legal y de privacidad de datos, a los ejecutivos TI, al equipo de análisis de datos y a otros líderes comerciales en ventas, marketing y finanzas.
Para articular un código de ética de utilización de los datos personales de los colaboradores, los líderes en RR.HH deben analizar la declaración de cultura organizacional de la compañía y verificar que esté alineada al uso que se le da a esta data.
Por ejemplo, si la innovación es uno de los atributos culturales, la pregunta que tendrían que hacerse los líderes es ¿cómo el área de RR.HH establece límites en el uso de datos, mientras busca formas para seguir innovando en la gestión del talento?
Los expertos de Gartner recomiendan utilizar un listado de verificación para determinar si el uso de datos de los colaboradores está alineado a la estrategia de la compañía y si se ajusta a su marco ético.
Tanto para la recopilación como para el análisis de datos, muchas empresas trabajan con proveedores externos. En este sentido, es clave asegurarse de comprender qué datos se están utilizando y cómo funciona su análisis, para determinar si es el correcto y cuáles podrían ser las consecuencias no deseadas al usar una herramienta específica.
En la actualidad, los colaboradores están dispuestos a compartir más información de la que las compañías creen. Según un reciente estudio de Gartner, solo el 4% de los encuestados dijo que no estaría dispuesto a compartir datos personales de ninguna categoría. Por el contrario, la mayoría de los colaboradores cree que obtendrá más beneficios por parte de RR.HH compartiendo sus datos personales.
En este sentido, la transparencia es clave para la confianza de los trabajadores en una correcta y ética utilización de sus datos. Por su parte, las compañías deben articular los beneficios del programa para el empleado individual, y no solo para la organización. La clave está en asegurarse de que la información sea fáctica, concisa y sin jerga, además de involucrar a los trabajadores en la revisión (y corrección) de sus propios datos.
Si bien el uso de datos es un gran aliado para las compañías en la actualidad, y metodologías como People Analytics son aplicables en todo tipo de organizaciones, es fundamental implementar buenas prácticas en su uso, además de contar con herramientas tecnológicas que permitan a las empresas obtener datos confiables de sus colaboradores y analizar los resultados rápidamente, para crear planes de acción que permitan la mejora continua de los distintos procesos de la organización.