En el proceso hacia la transformación digital la firma electrónica es una de las principales soluciones tecnológicas que deben implementar las compañías, ya que les posibilita realizar diversos procesos de forma remota. Además de permitirles un ahorro significativo en los costos logísticos y en el tiempo que destinan para conseguir la firma física de los documentos desde los apoderados y otros firmantes que están remotos.
El informe global de Deloitte 2020 reveló que el 75% de los encuestados cree que la evolución del área de Recursos Humanos será importante para el éxito de sus empresas. Por esta razón, hoy las compañías deben acelerar sus procesos de transformación digital y para esto requieren la implementación de nuevas tecnologías.
En 2002 se promulgó en Chile la Ley 19.799, sobre firma electrónica, con el fin de impulsar el uso seguro de Internet y la digitalización de la sociedad. Esto, ya que se trata de una solución indispensable para adaptarse a la realidad del mercado actual, agilizando procesos y resguardando las operaciones comerciales, tributarias y legales.
En la actualidad, producto de la pandemia, la firma electrónica se ha hecho aún más necesaria ya que 88% de las empresas en el mundo solicitaron a sus colaboradores que trabajaran desde casa, según Gartner.
Frente a este escenario, la implementación de un software de Recursos Humanos con firma electrónica es una de las funcionalidades que más han solicitado las empresas en tiempos de crisis, con el fin de agilizar los procesos y evitar ir a lugares físicos. Sin ir más lejos, el uso de esta solución en Chile aumentó más de 600% durante el segundo cuatrimestre de 2020.
Hoy muchas compañías, incluidas gigantes como Tesla y Deutsche Bank, han dejado de utilizar firmas de tinta para implementar la firma electrónica en sus documentos más importantes, como estados financieros, balances y contratos, entre otros. Esto se debe a la seguridad que ofrece esta solución a las empresas, además de que ayuda a reducir el uso excesivo de papel y aumentar la productividad, gracias a que permite realizar estos procesos de forma remota, ahorrando, por ejemplo, los tiempos de traslado que antes eran necesarios para realizar estas tareas de forma presencial.
Si bien los beneficios de la firma electrónica son muchos, tanto para los trabajadores como para las empresas, a continuación desarrollaremos tres que consideramos muy relevantes:
La firma electrónica alivia a los equipos de Recursos Humanos y los libera de la tediosa tarea de imprimir y escanear documentos, agilizando su flujo de trabajo y liberando al área del exceso de tiempo que tradicionalmente le dedicaban a las tareas administrativas.
Pero esta solución también proporciona a las empresas ahorros económicos tangibles, ya que se eliminan los costos asociados a papel, tinta, impresoras y escáneres, por ejemplo. A su vez, puede reducir significativamente todos los gastos asociados a traslados, telefonía y mensajería, además de otros como el costo del arriendo de una oficina, necesaria para guardar la documentación física.
En este sentido, una plataforma para la gestión de personas te resultará muy útil, ya que te ayudará a centralizar la información de tus colaboradores en un solo lugar, además de permitirte utilizar herramientas de gestión documental y firma electrónica para otorgar visibilidad, estructura y acceso a toda la información relevante. Asimismo, serás capaz de generar y gestionar los distintos tipos de documentos laborales en la carpeta digital de cada colaborador.
Actualmente gran parte de las empresas operan de forma remota o han optado por implementar un modelo de trabajo híbrido. Por su parte, los líderes de las organizaciones están constantemente participando de viajes de negocios y conferencias profesionales. Frente a este escenario la firma electrónica es la solución perfecta, ya que con esta tecnología la ausencia de un gerente en la oficina no afectará el flujo de trabajo de la empresa.
Gracias a esta solución tecnológica serás capaz de contactarte con tus colaboradores desde cualquier parte del mundo y firmar los documentos necesarios de inmediato, sin necesidad de imprimir ni escanear ningún papel. Además, la mayoría de los servicios de firma electrónica brindan un modo fuera de línea, lo que te permitirá continuar trabajando incluso sin conexión a Internet.
Al implementar la firma electrónica, tanto tus trabajadores como el representante legal de la empresa podrán firmar diversos documentos electrónicamente, además de verificar la validez de estos con un código QR para mayor seguridad, verificación válida para auditorías de organismos fiscalizadores como la Dirección del Trabajo en Chile.
Uno de los típicos problemas al interior de las áreas de Recursos Humanos es el seguimiento del estado de los documentos. Muchas veces, como los documentos sólo están en formato físico, resulta difícil saber si los firmantes recibieron sus archivos o no, si firmaron en todos los lugares indicados o cuál de todos los documentos enviados está pendiente.
En este sentido, una solución de firma electrónica te ayudará a controlar el estado de tus documentos en tiempo real. Además, te permitirá enviar documentos automáticamente y recibir notificaciones de vencimiento; enviar notificaciones automatizadas a los firmantes sobre cualquier cambio realizado, así como actualizaciones sobre su estado; y configurar los campos requeridos para cada documento. Esto a su vez, ayuda a las áreas de RRHH a liberar tiempo valioso que pueden dedicar a otras tareas más relevantes que un mero rastreo de firmas.