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Guía Cómo elegir un software de gestión de personas

Guía: cómo elegir un software de gestión de personas

¿Todavía usas Excel?

Agrega valor a tu organización y convierte a Recursos Humanos en un área estratégica para la toma de decisiones de tu empresa con ayuda de la automatización de procesos.

Si no sabes por dónde empezar, utiliza esta guía que reúne la información que necesitas saber sobre la tecnología adecuada para que hagas el cambio.

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8 problemas de gestión de personas que la tecnología soluciona

A continuación, listamos los problemas generales y específicos que enfrentan las áreas de Recursos Humanos y cómo los resuelven los softwares de gestión de personas.

Problemas generales

“A lo menos que me dedico es a la gestión de personas”

Una herramienta tecnológica de gestión centraliza la información que tu área maneja y automatiza procesos relacionados con trámites administrativos como contrataciones, vacaciones, entre otros.

De esta manera, ahorras logras focalizar los esfuerzos de tu área en apoyar el crecimiento y desarrollo profesional de los colaboradores.

“No contamos con una solución que nos permita llevar a cabo una evaluación 360º”

Con una herramienta poderosa y flexible haces todo tipo de evaluaciones (desde las más sencillas hasta las más elaboradas); además, desarrollas planes completos de gestión del talento, alineados con la idea que la retroalimentación debe  provenir de todas las capas de una organización.

“Pierdo demasiado tiempo en revisar las distintas postulaciones a la empresa”

Un buen software centraliza toda la información obtenida de los distintos portales de búsqueda o bolsas de trabajo en una sola plataforma, simple e intuitiva, y que además permite identificar a los candidatos que más se ajustan a los distintos perfiles de cargo requeridos.

“Ya no confiamos en las respuestas de nuestras encuestas de clima”

La amplia variedad de encuestas de clima alojadas en la nube, además de soportar la aplicación de diversas metodologías, permiten a las personas mantener el anonimato al contestar preguntas relacionadas con un tema que es complejo.

“La inversión en capacitación no es suficiente para los resultados que necesitamos”

Actualmente, las soluciones tecnológicas para la gestión de personas administran y registran todas las capacitaciones asignadas y realizadas por los colaboradores. De esta manera, evitas derroches innecesarios, pues logras asignar la formación pertinente para cada plan de desarrollo profesional del trabajador.

Problemas específicos

“Nos gustaría contar con una plataforma que promueva el cuidado al medio ambiente”

Considera una opción que integre la firma electrónica en todos los procesos. Así, además de ganar tiempo porque simplificas el trámite, contribuyes a que la oficina genere menos papeleo, ahorrando costos y cuidando el medio ambiente.

“Cada vez más candidatos preguntan por la opción de trabajar remoto”

En este caso aplica el mismo criterio, es decir, elije una herramienta que integre fácilmente la firma electrónica a la mayor cantidad de procesos y que funcione con múltiples conexiones a la vez.

“Necesitamos una opción que se adecúe a la etapa de crecimiento de nuestra empresa”

Los software de gestión en la nube permiten la personalización de sus sistemas. Sin embargo, lo que más aprecian las pequeñas y medianas empresas es su capacidad de adaptarse a su etapa de desarrollo. Por lo mismo, opta por aquellas soluciones que ofrezcan partir con planes básicos para crecer en la medida que así lo necesite tu empresa.

 

Una vez que detectas tu problema de gestión de personas, debes poner a prueba a tu potencial proveedor de software haciéndole las preguntas correctas.

 

Evalúa a tu potencial proveedor de software con estas preguntas

Antes de contactar con un proveedor es crucial que determines 4 aspectos importantes que conciernen a tu perfil de empresa:

  1. ¿Para qué quieres el software?
  2. ¿Qué módulos necesitas que tenga el programa?
  3. ¿Cuánta gente va a usar la herramienta?
  4. ¿Tu empresa tiene las condiciones técnicas para implementar las soluciones que ofrecen los proveedores de software?

Una vez que respondes estas cuestiones, tienes las bases para contactar con uno o más proveedores.

Estas son las preguntas que cualquier proveedor debe despejar en la primera reunión

1. ¿Qué garantías ofrece?

Uno de los puntos que deben aclarar desde el principio es si hay o no un Service Level Agreement (SLA) o Acuerdo de Nivel de Servicio.

El SLA es el acuerdo en el que se establecen los servicios y la garantía de los niveles de calidad que esperas obtener, según explica la startup de gestión de talento Ascendo.

Tal y como señala Ascendo, el SLA que te ofrecen debe detallar, por lo menos:

  • ¿Cuál es el rendimiento de la plataforma que adquieres?
  • ¿En cuánto tiempo deben responderte ante la aparición de un problema?
  • ¿Quiénes pueden usar la plataforma y qué es lo que pueden hacer en ella (roles)?
  • ¿Cuáles soluciones deben dar en caso de que surjan fallas en los servidores, las bases de datos o en las entregas de reportes?

2. ¿Cuáles son los cambios que debes hacer en tu empresa al adoptar el software?

La implementación de un software que concentra la información de tus trabajadores, la analiza y te propone acciones para mejorar los niveles de compromiso, alineación, clima laboral y bienestar, entre otros aspectos, solo tiene sentido si tanto el liderazgo como el área de RRHH, y la organización en general, adoptan un enfoque centrado en los colaboradores para aportar valor a la empresa.

De hecho, si tu empresa no se siente lista para hacer este cambio en su cultura organizacional, tu proveedor debe acompañarte paso a paso en este proceso, indica la desarrolladora Intuo.

3. ¿Cuál es la adaptabilidad de la herramienta?

Ya sea que se trate de un traje hecho a la medida o de un sistema modular que te permita realizar integraciones con otras herramientas digitales, este es un aspecto clave que debes conocer desde el principio.

4. ¿El software escala con tu negocio?

Un software escalable es aquel que evoluciona con tu negocio a medida que este crece y sus necesidades cambian.

Como aconseja Ascendo, si quieres evitar fallos lo más recomendable es que adoptes los desarrollos que propone el proveedor porque estos han sido probados anteriormente con otros clientes y, por lo tanto, fueron probados con antelación. En cambio, si solicitas desarrollos hechos a la medida, la probabilidad de que surjan errores es mayor, pues siempre serán herramientas en fase experimental.

5. ¿Cuál es la metodología que aplica tu potencial proveedor para medir el desempeño de tus colaboradores?

En este caso, te recomendamos uno que te ofrezca un seguimiento en tiempo real con base en objetivos SMART, que se caracterizan por ser:

  • Específicos
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Relevantes
  • A Tiempo

6. ¿Cuáles son los reportes que obtienes y con qué periodicidad?

Un software de gestión de personas debe ofrecer reportes individuales, por área y generales.

7. ¿Cuáles son los servicios que acompañan a la adquisición del producto?

Estos son los servicios añadidos que tu potencial proveedor debe proporcionarte:

  • Onboarding

La asesoría necesaria para que comiences a implementar la herramienta.

  • Implementación

Garantiza que todas las funciones que solicitas operan al 100%.

  • Capacitación

Formación continua para que seas un experto en la metodología de gestión que aplicas con la herramienta.

  • Integraciones

Reúne la información de otros sistemas en tu software de gestión.

8. ¿Cuál es su experiencia como proveedor?

Averigua:

  • ¿Qué tipo de profesionales integran su plantilla?
  • ¿Qué organismos certifican la calidad de sus servicios?
  • ¿Quiénes son sus clientes actuales?

9. ¿Cuáles son sus casos de éxito?

Esto es crucial por 2 razones:

  1. Cuando eliges un proveedor que tiene entre sus clientes a empresas líderes de diversas industrias, tu organización aumenta su valor, pues se sitúa en una élite.
  2. Al final, los números positivos que el potencial proveedor te puede demostrar son los que más te garantizan que su software y los servicios que brinda son efectivos.

10. ¿Cómo impacta su solución en el bienestar de los colaboradores?

No solo se trata de lo que las soluciones digitales ofrecen en términos de servicio y facilidad de gestionar los procesos, sino en cómo todo esto se refleja en un incremento del bienestar de los colaboradores, que es uno de los indicadores más claros para saber qué tan efectiva es la herramienta de tu potencial proveedor.

Indaga cuáles son los resultados que tienen con sus clientes en este aspecto. En definitiva, cómo, gracias a la tecnología, logran una gestión de personas más humana.

11. ¿Cuánto deberás invertir?

Usualmente los costos dependen de factores como:

  • ¿Se trata de una licencia?
  • ¿Un programa confeccionado a la medida?
  • ¿Se aloja en la nube?

 

El costo es un aspecto decisivo, lo sabemos. Te explicamos en detalle qué aspectos determinan cuánto cuesta un software de gestión de personas.

Factores que determinan el precio de un software de Recursos Humanos

1. Instalación

Hoy existen 3 tipos de instalaciones para ejecutar un software de gestión:

  1. On-premise
  2. Cloud
  3. Híbrido

Mientras que el primero trabaja con sistemas situados en las mismas oficinas de la empresa, el de instalación en la nube ocupa servidores remotos alojados en Internet para operar.

De todos modos, si la inversión está pensada en el largo plazo y considerando que también puedes aventurarte con un sistema híbrido o que mezcle lo mejor de ambos mundos (on-premise y en la nube), lo importante es optar por la tecnología que mejor se adapte a tus objetivos de TI.

2. Tamaño de la empresa

Este factor está directamente relacionado con el número de colaboradores que trabajan y harán uso del software en las empresas. Es una forma de cobro que se da sobre todo en software de Recursos Humanos vendidos como SaaS (software como servicio) y que facturan por colaborador, ya sea que este use o no el sistema.

Aunque, en la actualidad también hay opciones de cobro por usuario, que normalmente abarata costos, en donde solo se cuentan a los administradores o responsables dentro del departamento de recursos humanos, señala el sitio TIC Portal.

3. Modalidad del cobro

Dejando fuera la opción de pago único y que, normalmente, se da al inicio de contrataciones de licencias con instalación on-premise, el precio de un software varía en caso que se cobre de forma mensual o anual, siendo esta última modalidad más conveniente para una inversión a largo plazo.

4. Funcionalidades

A mayor número de herramientas o módulos habilitados, el precio del producto completo aumenta.

En este sentido, el sistema modular resulta súper conveniente para empresas que están en pleno crecimiento y que comienzan implementando unos módulos primero, para posteriormente ir sumando nuevas funcionalidades.

 

Como ya te darás cuenta, no todas las soluciones tecnológicas ofrecen los mismo, sin embargo hay algunos aspectos indispensables que todo software de gestión de personas debe tener.

 

Indicadores tecnológicos que debes tomar en cuenta

Lo que todo software para la gestión del personal debe ofrecer principalmente para ser considerado óptimo es, según especialistas de la revista RRHH Digital:

Flexibilidad

Según los aspectos de gestión que tu empresa desea mejorar, por ejemplo control de ausencias, vacaciones, licencias médicas,cumplimiento de objetivos, mediciones del clima laboral y evaluaciones de desempeño, el software debe ser flexible para integrar funciones y módulos capaces de abordarlos.

Seguridad y confidencialidad

Contrata un software que utilice protocolos de seguridad en la nube, ya que instalarlo directo en equipos físicos deja más vulnerables los datos.

Facilidad de uso

Su interfaz debe ser fácil de usar e intuitiva.

Rapidez de instalación

Todo tipo de herramienta tecnológica requiere cierto tiempo de instalación. Pero esperar mucho para empezar a funcionar no es la mejor idea. Lo ideal es que el proveedor ofrezca un plazo de entrega realista y considerable acorde a lo solicitado.

Centralización de los datos

Una plataforma competente integra toda la información de los colaboradores en un mismo lugar; todos los datos están al alcance de los usuarios para tener mayor visibilidad y analizarlos de forma general, específica y comparativa.

También, para que la empresa obtenga buenos resultados con un software de gestión de personas, este debe monitorear todos los indicadores de forma, según el portal Interempresas:

  • Clara y precisa
  • En tiempo real
  • Cuantificable
  • Coherente a los ejes estratégicos

Analítica de RRHH

También llamada HR Analytics o People Analytics, es una metodología que entrega mayor información para una mejor toma de decisiones y soluciona de manera eficiente los problemas asociados al recurso humano mediante la aplicación de técnicas matemáticas y minería de datos, explica el Instituto para Profesionales de Recursos Humanos (CIPD).

Previo a la elección del software para tu empresa, valida que integre esta herramienta de análisis de información, pues solo así los gerentes y equipos podrán conocer el impacto que tiene la gestión, procesos y políticas en el desempeño general de toda la organización.

¿Tu empresa está lista para dar el salto?

Utiliza esta guía como un manual para elegir la solución tecnológica que tu organización necesita. De esta forma, tu área será verdaderamente generadora de valor y estratégica, los colaboradores reconocerán el impacto en su bienestar y tu empresa será más competitiva.

Y ten presente aspecto que deberás manejar cuando adoptes esta tecnología es la gestión del cambio. Parte de tu equipo sabrá adecuarse a los nuevos desafíos, pero otra parte no. Planifica la implementación del software como parte de una estrategia más amplia de modernización de tu área de Recursos Humanos, y haz partícipes a todos los actores involucrados, para que la transición sea amigable y eficiente.

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