Servisenior y hcmfront: La importancia de digitalizar los procesos de RRHH

Entendiendo la trascendencia de sumarse rápidamente a la transformación digital, la plataforma que permite conectar servicios ofrecidos por seniors con personas o empresas decidió implementar el software de soluciones integrales para la gestión de personas de hcmfront, con el que ha logrado agilizar sus procesos de Recursos Humanos.

¿A qué se dedica Servisenior?

ServiSenior es una plataforma que permite conectar servicios ofrecidos por seniors, con cualquier persona o empresa que tenga una necesidad específica o permanente y así resolver muchos de los desafíos del día a día. La compañía no solo potencia el desarrollo de oportunidades laborales flexibles para seniors, sino también permite a las empresas reintegrar el valor de un segmento con el cual está desconectado, de manera mucho más orgánica.

La necesidad de transformarse digitalmente

Producto de la crisis económica y sanitaria desatada por la pandemia, en la actualidad las empresas necesitan aprovechar al máximo sus activos y recursos propios, además de digitalizar sus procesos para poder agilizarlos, hacerlos más eficientes y ser capaces de llevarlos a cabo de forma remota. Según el Reporte COVID-19 de inteligencia aplicada de Accenture, hoy más que nunca las compañías deben implementar nuevas tecnologías y usar data empoderada por la inteligencia artificial, analytics y automatización para enfrentar el impacto que está teniendo la pandemia en las personas y los negocios.

Mientras que de acuerdo al estudio “Redefinición de la tercerización de recursos humanos: opciones para la gestión de personas”, realizado por ADP, en las empresas medianas el área dedica casi la mitad del tiempo (45%) a una combinación de actividades relacionadas con pago de remuneraciones (18%), administración de RRHH (14%) y beneficios (13%), tiempo que reduce la posibilidad de que los líderes realicen tareas de mayor impacto al interior de la organización y su capacidad de tomar mejores decisiones.

El aporte del software de hcmfront

Precisamente por estas razones, en noviembre de 2020 Servisenior optó por implementar el módulo de gestión de personas de hcmfront. “Teníamos la necesidad de digitalizar los procesos de Recursos Humanos y de contar con la información de nuestros colaboradores de forma rápida, de fácil acceso para todos y ubicada en un solo lugar para mejorar la trazabilidad”, explica Lilian Soto Contreras, Analista de Administración y Gestión de Personas de Servisenior.

Luego, la experta confiesa que “nos decidimos por esta plataforma, ya que agrupa todo lo que necesitábamos cubrir. A través de una demo constatamos que era muy intuitiva y fácil de usar, por lo cual no requeriríamos de una gran inversión de tiempo en capacitar a nuestros colaboradores. Por otra parte, económicamente es asequible para una pyme, versus otras plataformas en que los cobros son altísimos. Por lo demás, ofrece otros servicios que podemos ir sumando según nuestras necesidades. Todo ese conjunto hizo que nos decidiéramos por hcmfront”.

Gracias al módulo de gestión de personas, hoy Servisenior cuenta con una herramienta capaz de centralizar la información de sus colaboradores en un solo lugar, además de tener la posibilidad de utilizar las herramientas de asistencia, portal del colaborador, gestión documental y firma electrónica para otorgar visibilidad, estructura y acceso a toda la información relevante.

“Una de las funciones del módulo que más usamos es la firma electrónica de documentos. Antes debíamos enviar todos los documentos por mail, esperar que la persona lo imprimiera, escaneara y volviera a enviar para que la segunda persona firmara, por lo que era extremadamente lento. Ahora podemos generar los documentos y cada uno firma electrónicamente desde su perfil , dejando una copia para cada parte. También podemos gestionar y administrar el ciclo laboral de cada trabajador, por lo que toda su información relacionada a contratos y certificados es de muy rápido y fácil acceso”, explica Lilian Soto.

Antes todo era manual

Previo a la propagación del COVID.19, la empresa no había digitalizado ninguno de sus procesos de Recursos Humanos. En este sentido, detalla que “antes todo era manual  y los documentos existían solo en formato físico. Cuando implementamos el teletrabajo, dejamos de tener acceso a muchos de estos documentos, por lo que tuvimos que volver a generarlos y digitalizarlos para que nuestros colaboradores pudieran acceder a ellos de forma remota”.

Actualmente, la compañía es capaz de generar y gestionar los distintos tipos de documentos laborales con la carpeta digital del colaborador; configurar los campos requeridos y hacer seguimiento de los cambios en los documentos; tanto sus colaboradores como representante legal pueden firmar documentos electrónicamente; verificar la validez de documentos con código QR para mayor seguridad; y enviar documentos automáticamente y recibir notificaciones de vencimiento.

Pago de nómina digital

En cuanto a las remuneraciones de sus colaboradores, Sevisenior contaba con un equipo externo de contadores, por lo que cada vez que necesitaban revisar algo respecto a la planilla de pagos, “debíamos solicitarlo a personas que no formaban parte de la organización y por ende, el proceso era más lento. Por esta razón, en enero optamos por implementar el módulo de remuneraciones de hcmfront, con el que hoy realizamos el 100% de este proceso”, agrega.

Este software de Recursos Humanos facilita a la empresa el pago y cálculo de la nómina de sueldos, agilizando la gestión de tareas y resolución de sus problemas en tiempo real, y le permite gestionarla de una manera más eficiente con procesos automatizados y estandarizados, asegurando resultados precisos. También, le ayuda a ser capaz de calcular y pagar los sueldos en un par de minutos; compartir las liquidaciones con los colaboradores; confiar en la actualización automática de los indicadores previsionales y SII para ahorrar tiempo en el procesamiento de información; registrar ausentismos, horas extras y atrasos en la nómina con un solo clic; hacer el pago de remuneraciones a través del banco de la empresa, descargando la planilla de pagos y cargándola en la entidad bancaria; y obtener un conocimiento profundo de la nómina a través de informes y reportes para hacer los ajustes necesarios y optimizar los procesos.

“Gracias al módulo de remuneraciones, ya no dependemos de contadores externos sino que llevamos de forma interna el pago de sueldos. Además, podemos acceder a distintos reportes que nos ayudan a generar métricas internas, mientras que los trabajadores pueden acceder, cada vez que necesiten, a todas sus liquidaciones de sueldo”, señala Lilian Soto.

Ahorro de tiempo

Además, agrega que “las remuneraciones o firma de contratos dejaron de ser un problema y una tarea que demande mucho tiempo. Antes dedicábamos tres días a este proceso, mientras que hoy nos toma cerca de una hora, un ahorro de tiempo realmente significativo”.

Finalmente, la Analista de Administración y Gestión de Persons de Servisenior confiesa que los colaboradores han reaccionado de forma positiva a los cambios asociados a los distintos procesos de Recursos Humanos tras la implementación del software de hcmfront. “Todos han reaccionado muy bien, sin duda la implementación de esta herramienta fue un acierto. Por ejemplo, hoy si algún colaborador necesita pedir vacaciones simplemente accede a su perfil y solicita los días, lo que hace el proceso mucho más rápido y transparente para las personas, algo sumamente relevante”.