El impacto de la firma electrónica en América Latina

Tras dos años de pandemia las empresas y gobiernos de América Latina han tenido que digitalizar sus procesos para poder seguir operando de forma remota y resguardar la seguridad de sus trabajadores. Una de las herramientas que más han implementado es la firma electrónica, cuyo aumento ha sido de 392%, según Economía hoy.

¿Por qué implementar la firma electrónica?

El informe global de Deloitte 2020 reveló que el 75% de los encuestados cree que la evolución del área de Recursos Humanos será importante para el éxito de sus empresas. Por esta razón, hoy las compañías deben acelerar sus procesos de transformación digital y para esto requieren la implementación de nuevas tecnologías.

• 72 % de los líderes considera que los documentos digitales permiten la continuidad de los negocios en circunstancias vulnerables, según un reciente estudio de Adobe.

En la actualidad realizar acuerdos a distancia, cerrar negocios, hacer compras online, realizar transacciones bancarias, teletrabajar y tramitar documentos públicos y privados son actividades cotidianas por lo que cada vez es más usada la firma electrónica.

Frente a este escenario los sectores financiero, educativo, comercio electrónico y retail son los que tienen mayor madurez digital. De hecho, BBVA detectó un aumento del 60% de actividad y ventas a través de los canales digitales en Perú, Colombia y México (BBVA, 2021). Mientras que según cifras de Adobe, el uso de la firma electrónica en instituciones de educación aumentó 73% en la pandemia (La República, 2021).

Cambio de mentalidad y transición cultural para usar firma electrónica en Latinoamérica

La transformación digital más que la adopción de nuevas herramientas implica a su vez un cambio de mentalidad. Esto ya que impulsa cambios de comportamiento y está rompiendo las barreras que antes impedían usar firmas electrónicas, como sucede por ejemplo en el caso de Chile.

En la actualidad, producto de la pandemia, la firma electrónica se ha hecho aún más necesaria ya que 88% de las empresas en el mundo solicitaron a sus colaboradores que trabajaran desde casa, según Gartner.

Frente a este escenario,  la implementación de un software de Recursos Humanos con firma electrónica es una de las funcionalidades que más han solicitado las empresas en tiempos de crisis, con el fin de agilizar los procesos y evitar ir a lugares físicos. Sin ir más lejos, el uso de esta solución en Chile aumentó más de 600% durante el segundo cuatrimestre de 2020.

En este sentido, una plataforma para la gestión de personas resulta muy útil, ya que ayuda a centralizar la información de los colaboradores en un solo lugar, además de permitir utilizar herramientas de gestión documental y firma electrónica para otorgar visibilidad, estructura y acceso a toda la información relevante. Asimismo, ayuda a generar y gestionar los distintos tipos de documentos laborales en la carpeta digital de cada colaborador.

Experiencias híbridas

Hoy la mayoría de las compañías se ha inclinado por el trabajo híbrido, es decir un modelo de trabajo que combine presencialidad y virtualidad. Ante este escenario las áreas de Recursos Humanos tienen grandes desafíos: garantizar la productividad laboral y eficiencia operacional de las empresas. Asimismo, ofrecer condiciones aptas para los colaboradores.

En este contexto la firma electrónica alivia a los equipos de Recursos Humanos y los libera de la tediosa tarea de imprimir y escanear documentos, agilizando su flujo de trabajo y liberando al área del exceso de tiempo que tradicionalmente le dedicaban a las tareas administrativas.

Gracias a esta solución tecnológica los líderes serán capaces de contactarse con sus colaboradores desde cualquier parte del mundo y firmar los documentos necesarios de inmediato, sin necesidad de imprimir ni escanear ningún papel. Además, la mayoría de los servicios de firma electrónica brindan un modo fuera de línea, lo que les permitirá continuar trabajando incluso sin conexión a Internet. 

Al implementar la firma electrónica, tanto los trabajadores como el representante legal de la empresa podrán firmar diversos documentos electrónicamente, además de verificar la validez de estos con un código QR para mayor seguridad, verificación válida para auditorías de organismos fiscalizadores como la Dirección del Trabajo en Chile.

Por otro lado, las empresas buscan adaptarse y responder a las nuevas preferencias de los clientes posibilitando la omnicanalidad. Por ejemplo, de acuerdo con la complejidad de un trámite bancario, un cliente puede preferir usar canales físicos o digitales o recurrir a ambos.

El 46,5% de los emprendedores en Ecuador y Colombia afirmaron que la pandemia incrementó el nivel de inversión en tecnología de oficina de su empresa (Ávila Latinoamérica, 2022).