A través de los años las funciones que se desempeñan desde el área de Recursos Humanos han cambiado. Desde caracterizarse por realizar labores relacionadas exclusivamente a las remuneraciones hasta gestionar y desarrollar el capital humano de una organización, el área de Recursos Humanos no ha estado exenta de cambios a medida que pasa el tiempo, y últimamente se ha visto enfrentada a un nuevo contexto con la instalación de las tecnologías en casi todos los ámbitos de las personas. Debido a esto, probablemente no son pocas las personas que se preguntan: ¿Cómo pueden las tecnologías entregarles ventajas competitivas a un negocio? ó ¿De qué forma pueden las tecnologías agregar valor al área de Recursos Humanos de una Organización?
A continuación te presentaremos una manera en que podrás agregar valor a tu negocio a través de la gestión de Recursos Humanos en plataformas digitales y las ventajas que puede significar a la hora de administrar el capital humano de una organización.
Employee Self Service (ESS)
Una de las soluciones que destacan dentro de los servicios digitales de Recursos Humanos es el Employee Self Service (ESS), o Autoservicio para Empleados en español. Éste se caracteriza por ser una herramienta que combina tanto la tecnología como el cambio organizacional y que permite a los usuarios interactuar directamente con su información relacionada a Gestión de Personas, facilitando la indagación, revisión y gestión de las transacciones concernientes a estos asuntos.
Considerando lo anterior, las empresas pueden desarrollarse sin el papeleo característico en la administración de Recursos Humanos, además de contar con un registro ordenado y seguro de las interacciones entre dicha área y los empleados de las organizaciones.
¿Cómo puede beneficiar el ESS a Recursos Humanos y a las organizaciones?
Primero, permite el flujo de información entre Recursos Humanos, los empleados y sus superiores. Por ejemplo, en una organización en donde se utilizan ESS, los empleados pueden solicitar permisos para ausentarse por sí mismos a través de una plataforma, quedando en manos de sus superiores aceptar o rechazar esta petición. De esta forma los empleados, sus superiores y el personal a cargo de la gestión de Recursos Humanos pueden comunicarse de manera simple y gestionar la asistencia, al mismo tiempo que queda un registro de todo lo que sucede en esta materia en un sólo lugar.
También, el ESS permite que los empleados sean capaces de acceder a la información que necesiten. Un ejemplo de lo anterior es una organización en donde se abren procesos internos, de Reclutamiento y Selección y sus postulantes tienen la capacidad de acceder a la información relacionada cuando lo deseen. En el mismo caso anterior, los trabajadores pueden acceder a los resultados de sus evaluaciones de desempeño cada vez que quieran ya que la información queda registrada en la plataforma para el uso de quién corresponda.
Si los empleados ( y en ciertos casos personas externas a las organizaciones) pueden acceder a la información que desean, se incrementa la transparencia de los procesos que les conciernen y además, disminuye el tiempo en que otros trabajadores solían hacer entrega de esta información.
Por último, cabe mencionar que el ESS no sólo le permite a Recursos Humanos gastar una menor cantidad de tiempo en tareas administrativas como el papeleo innecesario, sino que también permite a los mismos empleados empoderarse de los procesos relacionados a su gestión. Por ejemplo, si un empleado solicita vacaciones a través de la plataforma utilizada por su organización, puede indicar toda la información que considere relevante para la revisión por parte de sus superiores, gestionando a su manera este proceso sin un mediador de Recursos Humanos. De esta forma el empleado puede asegurarse de que la información que recibirán sus superiores y Recursos Humanos relacionada a sus vacaciones es lo más certera posible y puede realizar un seguimiento de la aprobación o rechazo de sus solicitudes.
Asimismo, los superiores y Recursos Humanos se benefician también. En el caso anterior por ejemplo, pueden revisar en la plataforma quienes y para cuando han pedido permisos para ausentarse, y por lo tanto, pueden tomar decisiones en caso de necesitar que un empleado se presente a trabajar.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, y si se está evaluando la implementación de ESS en una organización, es necesario tener en mente ciertos aspectos para que pueda ser utilizado como un servicio exitoso.
Elementos a considerar a la hora de integrar ESS en una organización
Abordar una posible resistencia al cambio dentro de la organización es fundamental para una exitosa implementación de ESS. Si los empleados consideran que esta clase de servicio se comienza a utilizar porque Recursos Humanos no quiere atender a sus procesos administrativos dentro de la empresa, probablemente se muestren reacios a ocupar las herramientas entregadas. También puede ser crucial explicarle a los empleados los beneficios que pueden obtener al volverse autónomos y responsables de sus procesos dentro de la organización.
De igual forma es importante capacitar y entrenar a los empleados para que sean competentes en el uso de estas herramientas. De nada servirá si se les entrega un servicio al que no le encuentran significancia y que menos aún saben utilizar.
Por último, es necesario establecer medidas de seguridad para asegurar que la información es manejada de manera correcta dentro de la organización. Sería propicio identificar a quienes les corresponderán los poderes administrativos de Recursos Humanos y la capacidad de gestionar los procesos de los empleados dentro del sistema.
Referencias
Douglas, R., Nneka, I. (2010). E-HR and Employee Self-Service (ESS) in a British public sector organization: an exploratory analysis. Problems and Perspectives in Management, 8(3)
Sharma, H., Shukla, S. (2013). Human Resource Management in Digital Age: Trends in Indian Corporate H R Practices. IRC’s International Journal of Multidisciplinary Research in Social and Management Sciences. 1(3).
HR Technologist (2017). Understanding Employee Self Service - What lies within the ESS ambit? [Blog Post].