Las organizaciones generan muchos datos cada día, desde distintos flancos: ventas, movimientos de stock, producción, asistencia del personal, remuneraciones, desempeño, selección de personas, etc. Es fácil entender que estos datos son registros que provienen de procesos y/o acciones de diferentes áreas de la organización, y usualmente así se trabajan. Es más, muchas veces los datos son sólo eso: datos.
El desafío de las tendencias actuales, propulsadas por los desarrollos tecnológicos (que facilitan enormemente la captación y procesamiento de datos) y de las técnicas de “Data Science” o análisis de datos, es transformar esta enorme cantidad de datos en información, lo que aplicado a la gestión de Recursos Humanos se denomina People Analytics o HR Analytics.
¿Cuál es el problema entonces? Bueno, es que el ABC de la ciencia de datos implica no sólo plantearse objetivos respecto a lo que queremos lograr con los datos, lo cual implica tener una idea clara de lo que queremos saber, sino saber dónde ir a buscar esos datos, recolectarlos, limpiarlos, y luego pasar a la fase de análisis de los datos, para finalmente poder mostrarlos coherentemente de acuerdo a los objetivos planteados. Un largo y tedioso trabajo, ¿no? Suena complicado y caro.
Si ponemos lupa en los procesos de Recursos Humanos, podemos identificar varios procesos y subprocesos, que nos generan datos estructurados: CVs de postulantes, ofertas de trabajo, evaluaciones de desempeño tradicionales, encuestas de clima, remuneraciones, capacitaciones, ausentismo, etc.
¿Dónde tenemos cada uno de estos datos?,¿En qué formato están? ¿Cómo podemos cruzarlos, para sacar conclusiones relevantes para el negocio? Revisemos cada pregunta en detalle. Lo primero sería descargar la información de los diversos sistemas sobre los cuales gestionamos cada uno de los procesos. A estos sistemas independientes entre sí los denominamos “sistemas islas”. Tenemos islas para cada proceso: Nómina, Selección, Desempeño, Clima, etc. Lo siento, estamos siendo un poco generosos. Aún grandes empresas llevan el control de gestión de sus áreas de selección (con varias decenas de procesos mensuales) en Excel, con todo lo que ello implica: Publicación manual en diversos portales de trabajo, digitación manual de datos de postulantes, listados de avances realizados a mano, y todo lo que esto conlleva en horas perdidas y potenciales errores de digitación, amén de que la información se maneja en tiempo diferido.
Volviendo al origen: descargamos ya los excel de los diversos sistemas isla. Ahora a desempolvar el SPSS, o sistema que nos permita hacer análisis estadístico, y oh! Sorpresa! Los datos no calzan. No tienen una estructura lógica que nos permita analizarlos fácilmente. ¿Qué hacemos?. Dos Opciones: Vamos transformando datos, para avanzar, o bien, nos quedamos sin los datos para justificar (financieramente, por ejemplo), un programa de mejoramiento de clima.
En fin, ¿se entiende la idea? Al final del día, el mensaje es que hoy RRHH, al igual que las otras áreas, somos proveedores de información, y ya no basta sólo la información del proceso en sí mismo, sino que del efecto de nuestros procesos en el negocio. ¿Eso es lo que el Gerente general quiere escuchar cierto?
Hoy hay sistemas de gestión integral que nos permiten, a bajo costo, capturar, almacenar y procesar, en tiempo real y con un mínimo de esfuerzo, información relevante de los diversos procesos del área (incluso conectándose con información de otras áreas), para poder, con un click, mostrar a quien corresponda la información que necesita para tomar decisiones en base a datos.
Como toda ciencia y tecnología, esto es un trabajo empírico de mejora continua. Más datos llevan a mejoras en los sistemas y sus algoritmos, lo que nos permite generar mejores datos. Ahí radica la magia de la tecnología aplicada a los procesos de negocios, ya que nuevas respuestas generan nuevas preguntas, y ese círculo virtuoso, que hasta ahora ha operado de manera más analógica, está tomando una velocidad y profundidad sin precedentes, permitiéndole a las organizaciones de todos los tamaños mejorar sus procesos y sus decisiones acerca de las personas.
Blog original escrito por hcmfront, publicado originalmente por HRCONNECT Link: https://www.hrconnect.cl/tendencias/sistemas-integrales-rrhh-paso-relevante-la-gestion-basada-datos/